Ármate con las apps esenciales y haz que la tecnología trabaje para ti
Nuestro teléfono móvil puede ser nuestro mejor aliado o el peor enemigo para llevar una vida productiva. Tengo más de una década probando una larga lista de aplicaciones (o apps, en corto) encaminadas a incrementar la eficiencia, mejorar la organización y el manejo del tiempo. Hay muchas que son excelentes, otras se han quedado en el camino, y otras que sirven intereses muy específicos.
Tener demasiadas apps puede ser contraproducente, lo que te sugiero es depurar regularmente y mantener sólo las que sean esenciales para ayudarte a ser más eficiente productivo, tanto en el trabajo como en lo personal.
Estas son las apps que recomiendo en estas tres categorías. Todas las he usado y la mayoría las tengo actualmente en mi celular. En los enlaces puedes acceder a las plataformas en las que estén disponibles (iOS y/o Android), así como información sobre los planes, costos (muchas son gratis al menos en sus versiones básicas), e incluso tutoriales. Varias de ellas están disponibles también en español.
Administración de proyectos y gestión de tareas
Esta fue la app que usé para llevar mis tareas durante 9 años, y la recomiendo ampliamente. Es muy fácil de usar y tiene un nivel de personalización bueno. En el camino probé otras apps, pero siempre volvía a RTM porque ya la manejaba con los ojos cerrados. A lo largo de estos años ha tenido actualizaciones importantes, tanto en funcionalidades como a nivel visual (aunque nunca dió el salto en cuanto al diseño). Pero al final la dejé porque se me quedó chica para mi sistema de manejo de proyectos.
Visualmente es una gran contendiente, es de las que tienen mejor diseño. La probé casi cuando salió. Funciona muy bien para hacer listas y para las tareas, y es de uso muy amigable. Sin embargo, la sentí demasiado básica para el nivel de configuraciones y administración de proyectos que necesitaba. Hace unos tres años la compró Microsoft, y ha tenido buenas actualizaciones desde su creación, pero ya le había dado su oportunidad y no volví.
Es una de las apps más usadas por equipos alrededor del mundo. La exploré hace varios años y me pareció muy buena. Está más enfocada a equipos que a uso individual, lo cual no era precisamente lo que yo necesitaba.
Esta app se define como un administrador de proyectos y organizador de información con enfoque 100% visual. Su interfaz está basada en tableros y tarjetas, que a su vez guardan las notas, fotos, enlaces, listas, etc. que guardemos en ellas. Tiene una gran inclinación colaborativa, uno arma equipos (invita a gente a colaborar en tal o cual tablero), pero también puede usarse bien de forma individual. Me gusta mucho y hasta la fecha la uso, aunque por ciertas limitantes en cuestión de programación de fechas y formato en el contenido no la herramienta que uso para guardar la información de mis proyectos del día a día, uso más Evernote. Por el tipo de interfaz, es una app más apta para uso en computadora que en móvil o tableta.
La probé hace unos tres años. Tiene un diseño elegante y con funciones más avanzadas más allá de una simple lista de tareas, especialmente a partir de su actualización más reciente, que permite un nivel superior de organización y personalización. Llegué a pagar su versión premium para probarla a detalle, pero al final decidí irme por…
Es un auténtico administrador de proyectos, más allá de un app para lista de tareas. Si nunca has usado una app de este tipo, no es la indicada para empezar, mejor elige una de las dos primeras de esta lista. Durante varios años había querido usarla, pero al no estar disponible para Windows (solamente es para mac y iOS), no me funcionaba porque yo usaba PC en el trabajo en ese entonces. El año pasado salió una versión nueva (Omnifocus 3), y decidí cambiarme. No era fácil, no sólo por el tiempo que implica alimentar desde ceros toda la información, sino por la alta curva de aprendizaje. Además, es la app más cara de todas, pero para mí ha valido la pena hacer el cambio. Todavía me falta aprender ciertos trucos y dominarla por completo.
Organización y protección de la información: cuadernos digitales y lockers
Es mi aplicación preferida para almacenar archivos en la nube y poder acceder a ellos desde cualquier computadora o dispositivo móvil. La posibilidad de compartir carpetas o links de descarga la hacen una herramienta de gran utilidad para trabajo colaborativo o simplemente para evitar enviar archivos adjuntos muy pesados por email. Si bien existen otras aplicaciones para el mismo tipo de uso (Google Drive, iCloud de Apple o OneDrive de Microsoft), Dropbox es mi preferida y tengo en ella un respaldo completo de todos mis archivos de trabajo y personales, digamos que toda mi vida digital.
Digamos que es como un cuaderno digital en esteroides. La uso desde hace casi 10 años, y siento que entre más tiempo pasa, mejor provecho le saco. Permite crear notas, así como los cuadernos que las incluyen y las carpetas que compilan esos cuadernos. Así que puede uno crear una organización de lo más completa y estructurada con absolutamente toda la información que vayamos recopilando. Teniendo separado trabajo y personal, es muy sencillo y funcional. Texto, audio, imágenes y cualquier tipo de información digital puede ser organizada en Evernote. Puedes enviar el contenido a la app de muchos modos: desde el ingreso manual de texto, imagen, etc. en tu computadora o dispositivos móviles, hasta por email, mediante un plug-in en tu navegador o incluso por medio de la cámara o el micrófono de tu celular. Otra función que me encanta es que hace poco incorporaron “templates” o plantillas prediseñados, lo cual ayuda a generar notas sobre formatos diversos, como: apuntes de una reunión, calendarios, planeación de objetivos, organización de un viaje o hasta recetas de cocina. Existen otras apps de notas, como OneNote de Microsoft o la misma app de Notas de iOS, pero opino que ninguna se acerca al nivel de Evernote.
Si te gusta hacer listas sin preocuparte por lidiar con formatos complicados, esta aplicación te va a encantar. Sencilla, funcional y sin adornos, sirve justamente para lo que está hecha: hacer listas. Y estas listas pueden ser tan largas o con la cantidad de “subniveles” que uno necesite (puntos, subpuntos, subsubpuntos, etc). Es tan fácil de usar como abrirla y empezar a escribir, y tiene funciones como poder compartir mediante enlaces las partes de las notas que queramos, arrastrar cualquier punto hacia otra parte de la lista, bajarlo o subirlo de nivel, etc. Funciona muy bien para lluvias de ideas, o para poder crear mapas visuales desde sencillos hasta complejos. Se usa mejor en la computadora, aunque la versión móvil es muy intuitiva también.
Recordar los usuarios y contraseñas de todas las apps que usamos es casi imposible, especialmente si sigues el sabio consejo de tener contraseñas distintas y complejas para cada una de tus cuentas. Con LastPass la única contraseña que necesitarás recordar es la contraseña maestra que asignes para abrir tu cuenta cada vez que la uses. Es una app que vive tanto en tu computadora como en tus dispositivos móviles, sincronizada entre sí y con tu información guardada en una bóveda digital con encriptación de alta seguridad. Los datos de cifran y descifran en cada dispositivo en el que se usa, lo cual elimina el riesgo de que tu información sensible sea legible si un hacker la intercepta durante el viaje hacia tus dispositivos. Es de uso muy amigable y puede uno ir guardando (o actualizando) sus accesos tanto en computadora como en móvil cada vez que sea necesario.
Información y lectura
Filtrar únicamente la información que necesitas es todo un arte. Es la clave entre ser bombardeado por todo tipo de noticias (la mayoría de ellas alarmistas, tendenciosas e inútiles) y consumir únicamente la información constructiva o que te aporta cosas positivas. Hace tiempo que no leo periódicos o veo noticieros completos, prefiero leer o escuchar únicamente las noticias y la información que quiero y necesito. Y para esto, Feedly es mi agregador de información favorito (RSS feed). Uno simplemente se suscribe en Feedly a las fuentes de información y entretenimiento que prefiera, y recibe automáticamente el contenido nuevo cada vez que se publica. Así, me evito tener que ir de website en website o de app en app para leer lo que quiero. En mi Feedly, tengo categorías de los temas que me interesan en forma de carpetas (Marketing, Tecnología, Negocios, Viajes, Música, etc) y lo reviso todas las mañanas. Me gusta leer especialmente en la iPad, aunque también en mi celular tengo instalada la app, y se puede acceder también vía el navegador en la computadora, y se sincroniza entre sí. Como alternativas están Flipboad o Apple News, la app nativa de iOS, pero me quedo con Feedly.
Es una plataforma digital de publicación (blogs) basado en la democratización del periodismo y la escritura. Si quieres encontrar contenidos de calidad y al mismo tiempo compartir ideas con el mundo, Medium te va a encantar. Tiene un componente de red social en el sentido de que uno puede “seguir” a los escritores o publicaciones que le gustan. No es necesario que tú escribas también, puedes ser un usuario que únicamente lea el contenido (e incluso reaccione positivamente a las notas que le gustan mediante “aplausos”, o también compartiendo la nota a través de redes sociales o email). La plataforma es visualmente muy limpia y brinda una buena experiencia de lectura y escritura. El usuario controla su navegación, pues elige los temas que más le interesan y recibe todo lo que hay de nuevo y relevante sobre asuntos relacionados. Las publicaciones en español han crecido mucho en los últimos meses.
Hace más de 10 años que escucho podcasts, y me entusiasma mucho ver cómo sigue creciendo la oferta de cantidad y calidad de programas. Me encanta este formato porque permite escuchar bajo demanda -y de forma gratuita- una cantidad enorme de contenido de todos los temas. Los hay tanto de audio como de video, aunque mi formato preferido es audio porque puedo escucharlo en el gimnasio, cuando salgo a correr o a caminar, en el coche, etc. Apple fue la compañía que difundió en sus inicios más ampliamente el formato de podcast mediante su app nativa de iOS -y que sigue siendo el directorio de referencia del mercado-, pero existe una gran variedad de apps que, para mi gusto, funcionan mejor que la de Apple. Yo uso Downcast en mi celular hace varios años, y me gusta mucho por la forma en la que me permite organizar mis podcasts por temas (playlists), así como personalizar la experiencia de uso, de refrescar el contenido, de almacenarlo, etc.
Originalmente se llamaba “Read It Later” y luego la rebautizaron. Esta app permite ir guardando el material que queremos marcar o guardar para leer después. Páginas web o cualquier otro texto puede ser enviado a esta app, que nos permite tener en el bolsillo lectura asegurada en cualquier momento, desde la sala de espera del médico hasta el trayecto en el uber. En mi caso, toda la información que veo a través de Feedly o Medium, y que no puedo leer al momento, la mando a mi Pocket para poder leerla luego. Incluso marco también algunos podcasts que me interesa volver a escuchar o extraer las notas del programa. Además, también despliega recomendaciones en base a los temas que uno más revisa. La depuro con frecuencia y elimino las notas que ya leí. Puedes personalizar el menú de “compartir” en tu celular para que te de la opción de enviarte contenido a Pocket desde cualquier otra app. Existe también Instapaper, una app que hace exactamente lo mismo y que es también muy utilizada, es cuestión de preferencias personales.
Es la plataforma líder en la lectura de libros digitales. Propiedad de Amazon, Kindle no es sólo el dispositivo para consumir libros digitales, sino es también una app que puedes descargar en tu tableta, celular o en tu computadora para poder leer y guardar tus libros digitales. Aunque aún hay muchísimos libros que solamente están disponibles en formato físico, son cada vez más los libros que publican también en formato digital (tanto en ebook como en audio-libro). Incluso hay gran cantidad de libros de alta calidad que ya no se publican en físico y salen sólo en digital, tal como sucede con la música. Aunque “Books”, la app de Apple que ofrece el mismo servicio, tiene también una librería amplia, sin duda el líder del mercado es Kindle. Además de poder comprar los libros que me van interesando, estoy suscrita a Kindle Unlimited, que por una mensualidad te permite acceder ilimitadamente a todo lo que quieras leer de una selección muy amplia, tanto de libros como de revistas.
Aprovecha el inicio de año para actualizarte. No te estaciones viendo redes sociales o videos ociosos, prueba nuevas herramientas y convierte tu celular o tableta en tu mejor aliado para impulsar tu productividad.
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