Si el celular está conmigo 24 horas al día, ¿el trabajo también?
Hasta hace poco más de una década, el uso del teléfono tenía límites más o menos marcados: para el trabajo se usaba la línea fija (o un celular de uso exclusivo de trabajo), y el celular era sobre todo para uso personal. Eran reglas claras y que pocos se atrevían a traspasar.
Hoy las fronteras son más difusas. Muchos empleados, emprendedores y freelancers operan únicamente vía celular. Las líneas fijas han perdido terreno y una cantidad enorme de negocios de todos tamaños operan solamente via móvil. La gente se acostumbra a esa inmediatez y de pronto se pierde la visión de los límites de lo personal. Además, como en el celular concentramos no sólo la línea de comunicación verbal sino la escrita con los emails y con los mensajes de texto y chats, esto puede volverse un tema de privacidad importante si no se sabe manejar.
Si el celular es tu línea principal para el trabajo, estas son…
Las 10 reglas de oro del celular para uso profesional
Más que normas arbitrarias, estas reglas nacen del consenso de lo que está generalmente aceptado, bien visto y aconsejable, no sólo por expertos en productividad y bienestar laboral, sino por los mismos profesionales que viven esto en su día a día.
1) Estar localizable no significa disponible permanentemente
Marca tus límites desde el primer momento con tus clientes y contactos del trabajo. Aunque apelamos primero al sentido común (y mucha gente no lo tiene), hazles saber en qué horarios estarás disponible regularmente.
Lo mismo para aplica hacia tu jefe, debe entender que tienes un horario, que tienes vida personal. Se puede recurrir a la “sutileza” de no responder llamadas a deshoras o los fines de semana, y a los pocos minutos puedes responder amablemente mediante un whatsapp o mensaje de texto preguntando sobre si es urgente (y que en caso contrario te reportarás tan pronto estés trabajando).
Si se trata de correos, simplemente no responderlos hasta que te reincorpores al trabajo. Así la gente se acostumbrará rápido.
Si caes en el error de responder aún las cosas menos relevantes, la gente se habitúa a que estás permanentemente “en guardia”.
2) Usa el mensaje de texto o chat (con prudencia)
Si bien el chat inicialmente era de uso más personal, cada día es más común su uso para trabajo y negocios. Los chats con el equipo, los clientes, etc. son ya un recurso muy extendido. Pero hay fronteras de respeto y de sentido común que hay que observar.
Si la gente está dispuesta a compartir su número de celular (e incluso a poner en sus datos que usa whatsapp), es ideal poder establecer contacto via mensajes. Es menos invasivo que una llamada pero más inmediato que un email.
El mensaje crea un nivel de acceso ideal para dar seguimiento a temas de trabajo de forma respetuosa y ágil. Yo lo uso mucho para consultas rápidas, y aprecio mucho cuando la gente hacia lo mismo hacia mí. Sin embargo, no agregues a nadie a un chat si no está previamente informado o acordado. Y muy importante: usa los mensajes de audio solamente para casos excepcionales. Ten en mente que la gente no puede todo el tiempo estar escuchando mensajes de audio.
3) Solicita las llamadas, no llames “en frío” al celular
Cuando quieras hablar con alguien (sobre todo para temas formales o más extensos de 5 minutos), pídele una llamada a través de un email o texto, no le llames sin previo aviso salvo que sean de confianza. La gente agradecerá la consideración, es un gesto de respeto al tiempo de los demás.
Lo mismo espero a la inversa: que la gente me pida una llamada si quiere tratar un tema equis, además de que podré prepararme mejor para la llamada, seguramente le voy a poner mucho más atención que si llaman para revisar algo importante y estoy con la cabeza en otro canal.
4) Calidad de audio y enfoque
El hecho de que uno use el celular como línea de trabajo, no quiere decir que en las llamada de trabajo se pueden escuchar risas de tus hijos o que dirás en voz baja: “póngame 200 gramos de pechuga de pavo”, ¡no!
Salvo que alguien te llame con alguna urgencia a deshoras y decidas contestar, es de muy mal gusto que una llamada programada de trabajo se haga en medio de sonidos ambientales de licuadoras de Starbucks o ladridos de perros.
Las llamadas de trabajo merecen no solo la mejor calidad de audio (idealmente con un auricular y un buen micrófono que filtre ruido ambiental) sino también todo nuestro enfoque y atención.
5) Si no te contestan, ¡no insistas!
Pocas cosas molestan tanto como el que te llamen al celular con demasiada insistencia, y si no contestas, siguen llamando. ¿Por qué la gente no asume que si no podemos contestarle es por algo? Hay gente que no entiende que uno puede estar en otra llamada, en una cita o …¡en el baño!
Sugiere a la gente que cuando no puedas contestarles, te dejen un mensaje o envíen un texto. Así uno sabe de qué se trata y qué tan urgente es el tema para reportarse. Y de aquí se deriva el siguiente punto:
6) Deja recado, no esperes que una llamada perdida hable por sí sola
Hay gente que te llama al celular y si no contestas, simplemente cuelgan (y luego reclaman si no te reportas).
Si alguien no deja mensaje o manda un texto, es muy probable que uno olvide reportarse o simplemente no lo haga porque no reconoce el número o no sabes de qué se trata.
7) Usa un tono de llamada adecuado
Salvo contadas causas justificables por tu profesión, el tener un tono de llamada del himno de tu equipo de futbol, de la canción de reggaeton más popular o algún chiste subido de tono, no son precisamente la imagen de profesionalismo que uno quisiera encontrarse.
Sí, hay que tener sentido del humor, pero piensa con quién te gustaría hacer negocio y cómo sonaría su celular. Seguramente no tendría el tono de llamada del grito de “tamales oaxaqueños”, ¿verdad?
8) Evita en lo posible el email a deshoras
Hay países muy avanzados en legislación laboral que están comenzando a limitar que los supervisores o jefes tengan acceso al email de la compañía fuera de horas hábiles, con el fin de no acosar a su equipo a deshoras. Uno pensaría: “pues no atiendo y ya”. Pero no, sabemos que teniendo el celular en la mano, vamos a estar compulsivamente revisándolo todo el tiempo.
Pocas cosas tan molestas como recibir un mail de trabajo en fin de semana o a las 11pm pidiendo tal o cual cosa (que no es siquiera una urgencia). Si eres de los que trabaja a deshoras, lo ideal es tener un programa de correo que te permita programar tus emails para ser enviados en horas hábiles, o bien déjalos en draft o borrador y envíalos a primera hora.
9) No tortures con mensajes de texto de trabajo fuera de horario
El clásico mensaje de: “Mañana que llegues a la oficina ..blah blah blah..” es un gancho al hígado para cualquiera. La gente suele estar mucho más pendiente de sus textos o chats que con los emails. Con lo cual, es de pésimo gusto que si alguien de tu equipo, un cliente o tu jefe están en medio de un asado dominguero en el jardín, les escribas con un tema de trabajo que puede esperar al lunes.
10) No uses el celular de sistema de recordatorio con otros
Si a ti te funciona mandarte emails o mensajes a ti mismo diciendo cosas como: “Llamar a fulano para pedirle la presentación”, síguelo haciendo así, pero no hagas eso con los demás.
Yo tenía un jefe que acostumbraba mandarme no menos de 5 emails al día con “recordatorios”. Desde un avión, cuando estaba comiendo, cuando estaba con su familia en vacaciones… este buen personaje se dedicaba a bombardearme con: “Recuérdame el lunes que te diga del proyecto tal y cual…”, “Mañana pídeme que te pase la información de equis cosa..”, “Prepara tal cosa para la junta de la próxima semana…”, etc.
Por lo visto, él pretendía que yo fuera algo así como su agenda personal o lista de pendientes. Organícese, señor, no me pase a mí esa responsabilidad.
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…Y el tip extra:
Este parecería de sentido común pero también se da demasiado: no tienes que contestar el celular si estás en otra cita de trabajo, y menos estar contestando mensajes. Salvo que sea causa de vida o muerte, tu interlocutor lo tomará como falta de respeto.
El saber usar bien esta imprescindible herramienta de comunicación deja mucho que ver sobre el nivel profesional de la gente.
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