El reto de lograr más con menos
La esencia de la palabra productividad es hacer más con menos. Más que “hacer”, a mí me gusta “lograr”. Si bien el uso tradicional de la palabra se refiere al trabajo cuantitativamente, hoy por hoy podemos decir que no siempre hacer más es lo mejor, sino lograr más con menos.
Alrededor del concepto de productividad se han arraigado varios mitos a lo largo del tiempo. Con la evolución del tipo de trabajo que hemos visto en décadas recientes, el concepto se debe ir adaptando.
La gente suele tener ideas equivocadas sobre qué es o no es ser productivo, aquí les comparto los mitos con los que me topo con más frecuencia:
1) Estar muy ocupado es ser productivo (el reino del multitasking)
El que vive siempre ocupado -y lo canta a los cuatro vientos- suele creer que es muy productivo. Vive saltando de una cosa a otra, mientras toma una llamada contesta un email, entre una reunión y otra le da una mordida a un sandwich en el escritorio, no acaba una cosa cuando ya tiene que saltar a otra. Lo malo del caso es que ya inconscientemente propicia estar bajo esa situación todos los días para justificar -y justificarse- un trabajo y sus múltiples responsabilidades.
El multitasking es uno de los mitos de la productividad. Cuando divides tu atención en varias tareas simultáneamente, no estarás enfocado en ninguno.
Como bien reza el proverbio chino: “el que persigue dos conejos no atrapa ninguno”.
2) El talento artístico y la creatividad son enemigos del sistema
El concepto del artista bohemio o del genio creativo que no tienen horarios es un cliché que funciona muy bien para la ficción, pero no tanto en la realidad. El artista o el creativo de cualquier industria que no tiene disciplina no llegará muy lejos.
Cualquier persona, incluyendo los profesionales de las áreas creativas, necesitan un sistema de trabajo que los ayude a aprovechar y producir lo mejor de sí. Nunca -o muy rara vez- se ha visto que una vida de caos pueda producir cosas valiosas de forma consistente y a largo plazo.
La productividad no requiere inspiración. Aquí aplica la sabia frase de Picasso: “Cuando llegue la inspiración que me encuentre trabajando”. Claro que la inspiración ayuda a que el trabajo fluya más fácilmente (sobre todo en labores creativas y de estrategia), pero eso no quiere decir que haya que sentarse a esperar a que la inspiración llegue para empezar a trabajar, porque seguramente ese momento no llegará tan frecuentemente como lo necesitamos.
[spp-tweet tweet=”La inspiración y la creatividad son músculos que, entre más se ejercitan, más funcionan. Es un mito que imponer rigor de horarios, organización y lineamientos acaba con la espontaneidad.”]
3) La productividad implica perfección
Dicen que es mejor bueno pero hecho, que perfecto sin hacer. El que la da demasiada vuelta a algo y lo quiere perfeccionar a tal grado que nunca termina, está siendo poco productivo.
El ser en exceso perfeccionista es también una forma de enmascarar la procrastinación, porque en el fondo estamos postergando terminar algo con la justificación de que aún debe de pulirse más.
La clave es llevar las cosas a un nivel bueno y aceptable, sin que la búsqueda de la perfección detenga el avance de las cosas.
[spp-tweet tweet=”Las cosas que valen la pena nunca salen de forma óptima en su origen, generalmente están en progreso permanente y cada versión será mejor que la anterior.”]
4) El trabajo sale mejor bajo presión
Sí y no. Si bien mucha gente necesita sentir el yugo del reloj o de la fecha límite encima para sentarse a hacer las cosas, la realidad es que someterse a un nivel de estrés excesivo y operar en modo urgencia regularmente no es la mejor idea, sobre todo para la salud, y tampoco lo será para tu negocio o tu trabajo.
No entraré en detalles sobre los efectos negativos que causa el estrés, sobre todo cuando es de forma crónica, y a nivel trabajo, tampoco eres la persona más agradable para estar cerca cuando estás en esos momentos de presión para terminar algún trabajo o proyecto.
Además, siempre hay que pensar que, al presentarse cualquier eventualidad fuera de nuestro control (ejemplo: se va la luz en tu casa la noche anterior a la entrega final del proyecto), quedas totalmente desarmado y sin posibilidad de cumplir con la entrega.
5) Solamente hay que enfocarse en el objetivo final
Otra vez sí y no. Es totalmente cierto que no debemos perder de vista el objetivo final de los proyectos en los que trabajamos, pero esa visión a distancia no ayuda mucho si no viene respaldada por un plan a corto y mediano plazo de cómo vamos a llegar a esa meta.
Hay que ponerse los bifocales y no ver solamente el resultado final que queremos, sino tener muy claros cada uno de los escalones y pequeños pasos que tenemos que lograr para desplazarnos hacia allá.
Eso significa que para cada gran objetivo debemos planear en modo ingeniería inversa, es decir, planificar de forma meticulosa y en orden regresivo, de adelante (meta) hacia atrás (donde estoy parado hoy), qué debo hacer para avanzar en cada paso.
La falta de control en estos procesos ocasiona que seamos menos productivos.
Extra: Ya descansaré cuando me muera
Esta típica frase y actitud temeraria de trabajar sin tregua hasta que el cuerpo proteste, es una de las fallas más comunes en lo que a productividad se refiere.
No es más productivo el que más horas del día trabaja, sino el que más logra hacer en las horas en las que se enfoca y se decida a sus prioridades.
Está comprobado científicamente que la mente no puede mantener el mismo nivel de concentración, creatividad y pensamiento estratégico por muchas horas seguidas.
Nuestra mente necesita períodos de descanso y, por supuesto, las horas de sueño necesarias diariamente para poder funcionar óptimamente.
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En el mundo de la productividad no hay reglas estrictas. Cada persona es diferente, el reto es que desarrollemos y perfeccionemos un sistema de trabajo que nos permita funcionar de la manera más eficiente y sostenible posible para dar los mejores resultados.
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