No existen listas de tareas ni calendarios perfectos. Por ello, el objetivo es diseñar días de trabajo efectivos.
Crear una lista de tareas y programarlas en tu calendario parece fácil, pero no lo es tanto. Conseguir lo que estás buscando depende en gran medida ello, así que no lo tomes a la ligera y dedica el tiempo necesario para desarrollar está disciplina que puede cambiar tu vida.
Tu agenda del día no puede ser una relación infinita de cosas en las que tienes que trabajar. Esto únicamente agrega estrés a tu rutina y contribuye a la perdida de productividad.
Un calendario de trabajo efectivo se base en dos cosas: ser realista y estar enfocado en prioridades.
El trabajo nunca se acaba, por lo cual tu misión es identificar las tareas y acciones prioritarias, las que hacen avanzar los proyectos de manera más acelerada, y dedicar el tiempo y espacio necesario para trabajar en ellas por encima de todo lo demás.
Antes de empezar con mis recomendaciones, asumo que ya utilizas una lista de tareas y un calendario para organizar tus días. Si no es así, no esperes más, empieza hoy mismo. No importa si es digital o físico, si es una aplicación muy sofisticada o una hoja de papel, el valor no está en las herramientas sino en la visión y dedicación que pongas para elaborarla.
Dicho esto, te comparto mis:
4 recomendaciones para manejar tu calendario y lista de tareas como un ninja
1.- Tu lista de tareas y calendario tienen que bailar al mismo ritmo
Esto parece muy lógico, pero te sorprendería ver cuántas personas no lo hacen así. Procura tener tu lista de tareas y tu calendario en el mismo lugar, y cuando actualices cualquiera de las dos, haz inmediatamente los ajustes necesarios en la otra.
Recuerda, ambas sirven el mismo propósito: favorecer tu efectividad y crear una dinámica de trabajo equilibrada. Si en el calendario tienes una mañana completa de reuniones, programa tareas más ligeras para la tarde. O por el contrario, si tienes una mañana para revisar presupuestos, la tarde puede completarse con trabajo menos demandante.
Si las dos herramientas bailan al mismo ritmo, es más fácil administrar el tiempo, las tareas y sobre todo tu energía.
[spp-tweet tweet=”No todas las horas son iguales, dependiendo de tu estado de animo, energía y capacidad de enfoque, tienes que agendar las acciones en las que vas a trabajar.”]
2.- Dale entrada a tu agenda únicamente a las tareas VIP
Prioridad es la palabra clave en una buena agenda de trabajo. Sin embargo, tendemos a incluir demasiadas cosas en la lista de tareas, queremos sentirnos muy importantes y la sobrecargarmos con acciones que no son prioridad, pero se ven bien, nos hace sentir bien.
Es importante escribir todo, pero si no vas a trabajar en ello en el corto o mediano plazo, lo puedes guardar en una lista de proyectos.
[spp-tweet tweet=”Tu agenda del día no puede tener más de 4 ó 5 acciones relevantes. Identifícalas, trabaja en ellas, termínalas de manera excepcional.”]
Hay que tener enfoque y visión. Aprende a decidir qué tienes que completar para pasar a la siguiente fase, qué tienes que hacer para dejar huella y cerrar un día redondo, ¿ya lo tienes?, ahora hazlo.
3.- Organiza tu agenda el día anterior
Si eres de los que llega a la oficina sin una agenda, sin saber qué te espera en el día, seguramente vas a trabajar en “modo reacción” (reaccionar en vez de accionar). Esto no te va a llevar lejos, o por lo menos no en el largo plazo.
[spp-tweet tweet=”Acostúmbrate a organizar tu agenda la noche anterior. Dedica unos minutos para diseñar el ritmo del día y marcar el orden de las cosas. “]
Los imprevistos son eso, algo extraordinario y accidental, tú tienes que saber a qué hora empiezas algo y para qué momento tienes que tenerlo terminado. Nunca dejes los horarios abiertos.
Cuando llegues a la oficina aprovecha las primeras horas del día para trabajar en lo más importante y complicado. Si empiezas a organizarte por la mañana siempre estarás un paso atrás.
4.- Programa las tareas por tipo y asigna horas para empezar y para terminar
Bloquea horas especificas para trabajar en tareas del mismo tipo. Saltar de proyecto en proyecto te hace perder mucho tiempo valioso que en cambio puedes aprovechar cuando ya estás enfocado en algo.
Por ejemplo, actualiza todas tus redes sociales una tras otra, realiza todos los pagos al mismo tiempo o crea contenido un solo día. Si asignas días por temas o tareas es más fácil tener a la mano todas las herramientas que necesitas para completar lo que requieres.
[spp-tweet tweet=”Cambiar el enfoque de una actividad mecánica a una creativa consume mucho tiempo y energía, no desperdicies tus recursos por organizar mal tus días.”]
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Conclusión:
La idea fundamental de tener una lista de tareas y un calendario organizados no es nada más completar más tareas en menos tiempo, es evitar la fatiga, aprovechar tus recursos y talento al máximo, ayudarte a conseguir más objetivos y convertirte en un profesional de excelencia.
Descubrir la plataforma y el método que funcione mejor para ti no es inmediato, pero con trabajo y práctica se puede conseguir. Empieza ya, en menos de lo que esperas tendrás un balance perfecto entre vida personal y trabajo, y cuando lo tengas verás que no vas a querer dejarlo.
Tengo un consejo más, es algo muy sencillo, pero marca diferencia:
Nunca programes tarea tras tarea sin dejar un pequeño espacio para respirar, relajarte y regresar con más fuerza y mayor capacidad para enfocar.
