En casi 30 años de experiencia laboral, todavía no he conocido una persona a quien le gusten las juntas. Las reuniones de trabajo siempre caen como un dolor de muelas. Es casi imposible escaparse y, además, siempre caen en en un mal momento.
En algunas oficinas es tan grave, que se ha llegado al extremo de ofrecer comida, café o refrigerios para que la gente asista, de lo contrario todos los que pueden la evitan a como de lugar. No los culpo, sinceramente creo que las reuniones tienen muy mala fama, porque casi siempre son mal organizadas. Pero si lo vemos fríamente, una reunión bien estructurada es una excelente oportunidad para que en poco tiempo te enteres del status de los proyectos en los que estás trabajando, destaques tu trabajo frente a todo el equipo y anticipes situaciones que pueden impactar tus funciones.
La comunicación entre equipos es indispensable para avanzar en cualquier proyecto, por lo que es imposible imaginar la operación de una compañía de cualquier tamaño sin tener juntas de trabajo en su día a día. La buena noticia es que, con un poco de preparación, no tiene por qué ser una experiencia dolorosa sino al contrario, es tu oportunidad para cerrar filas e impulsar la colaboración.
4 pasos sencillos para organizar reuniones de trabajo productivas sin enloquecer a toda la oficina
1.- Agenda
Parece obvio decirlo, pero estoy seguro que has estado en más de una reunión en la que no hay una agenda establecida. Sin ésta, es claro que no hay un objetivo concreto pare reunirse. La agenda tiene que ser muy clara y detallada, para evitar que la discusión vaya de un lado al otro y terminen hablando de cualquier otro tema menos del motivo por el que fueron convocados.
Empieza informando por escrito el día, la hora y quién estará presente. Convoca con tiempo para que todos tengan oportunidad de revisarla y preparar la información que tienen que presentar. Adjunta toda la información relevante, como presentaciones, documentos o imágenes. Incluye todos los temas que se van a discutir, empezando por los prioritarios, asignando responsable y tiempo a cada punto. Intenta que todos los asistentes contribuyan. Si no tienen nada que aportar, es muy probable que no tengan que estar en la reunión.
La agenda dicta el orden y los resultados de la reunión. Por ello, es muy importante incluir los acuerdos o resultados que se quieren alcanzar al final de la discusión.
2.- Horario
Las reuniones están en manos del organizador, si salen bien o salen mal es completamente resultado de su preparación. Empieza y termina a tiempo, nunca llegues tarde (especialmente si eres el organizador), hacer esperar al equipo es una pérdida enorme de recursos.
Es muy difícil mantener la atención de alguien por más de una hora, ninguna reunión debería durar más de esto.
No convoques con menos de 3 días de anticipación, a menos que sea algo extremadamente urgente. Antes de enviar la invitación, revisa con el equipo que el día y hora funcionan, los cambios de fecha y horario únicamente contribuyen a la mala fama de las juntas.
Si alguien estará conectado de manera virtual, la invitación es el momento de informarlo.
3.- Conclusiones
Si no tienes claramente definidas las conclusiones, resultados o acuerdos que se tienen que alcanzar, analiza otra vez si la reunión es necesaria. Ninguna reunión productiva puede terminar sin un plan y conclusiones.
Los últimos minutos tienen que ser asignados para hacer un resumen de los acuerdos, los siguientes pasos y quien es responsable de cada acción. Se debe tomar una minuta y circularla posteriormente, para que haya registro de las tareas de seguimiento y sus responsables.
4.- Nunca permitas…
Que alguien llegue tarde. Es una falta de respeto, independientemente del puesto o jerarquía de la persona.
Personas multi-tasking. La reunión es para el objetivo acordado, no para estar revisando el celular o distraerse en la computadora.
Que se descalifique una idea sin proponer una alternativa.
Tener “rehenes corporativos”. En la reunión tiene que estar solamente quien participa.
Para concluir
La manera en que se conduce una reunión no es consecuencia de la cultura de la compañía, es la cultura misma.
Si al terminar una reunión el equipo no está inspirado, ni tiene certeza de su responsabilidad o de cómo aporta en la búsqueda de un objetivo, es porque la compañía misma no lo tiene claro. Organiza reuniones precisas y productivas para transformar la cultura de tu compañía.
