Hablar de eficiencia a principios de año no es lo más común. En esta época se habla mucho sobre objetivos y, en el mejor de los casos, de productividad, ya que todo el mundo coincide que es indispensable establecer metas para movernos en dirección ascendente.
Es curioso, pero se habla poco de lo que tenemos que hacer para alcanzar esas metas. Lo cierto es que las metas no se alcanzan por arte de magia, es necesario hacer el trabajo. El consejo más popular es que le tenemos que “echar más ganas”. Aquí es donde difiero de la mayoría de las personas.
El día tiene 24 horas y eso no va a cambiar. Es imposible pensar que podemos –en realidad no debemos- trabajar más de 8 horas diarias. Con lo cual, “echarle más ganas” no es suficiente. Entonces, ¿qué tenemos que hacer?
La diferencia entre quien alcanza la mayoría de sus objetivos y quien no lo hace, es la manera en la que administran sus recursos, principalmente el tiempo. Las personas exitosas se preocupan por ser eficientes, no solamente productivas. Asumen un rol completamente global en los proyectos que se involucran, y lo hacen dominando exclusivamente 4 acciones.
Las 4 acciones básicas para ser más eficiente:
1.- Enfocarse únicamente en lo prioritario
Un vicio generalizado en el ámbito profesional es hacer más cosas, querer meter las manos en todo lo que pase por nuestro escritorio. La mayoría de la gente prefiere ser calificada por la cantidad de trabajo que por sus resultados. Pero es imposible hacer un trabajo de calidad si divides tu tiempo y atención en muchas cosas o proyectos al mismo tiempo.
Para ser más eficiente tienes que aprender a decir no más a menudo e involucrarte únicamente en las tareas de verdad prioritarias. Olvídate de las cosas que no son totalmente necesarias, todo aquello que no cambian el curso de un proyecto puede y debe esperar. Cuestiona todo lo que haces, pregúntate constantemente si esa es la mejor manera de invertir tu tiempo. Considera todas las tareas una inversión y decide poner tus recursos en la que te asegure más ganancias.
Ya que decidiste involucrarte en algo, define claramente tu rol y haz de él una prioridad. No dejes lugar a dudas, demuéstralo en todo lo que haces; en tu agenda, tu lista de tareas, las reuniones a las que asistes y cómo divides tu días en el trabajo.
Enfocarse no es una tarea fácil, no esperes resultados de la noche a la mañana. Toma tiempo afinar la puntería y desarrollar una visión estratégica. Por eso, no lo demores más, empieza cuanto antes, empieza hoy mismo.
2.- Delegar todo lo que frena tu crecimiento
Ya tienes claro cuáles son las prioridades. Ya te sacudiste todo lo que te estorba y no te permite crecer a la velocidad que quieres. Lo que sigue es delegar, dejar que las cosas sigan su curso, pero bajo la responsabilidad de alguien más.
Delegar tareas no significa sencillamente asignarlo a alguien más. Tu responsabilidad es encontrar la persona adecuada para hacerlo. Tu misión no es hacer todo, es formar y manejar un equipo campeón.
Al principio, es natural querer tener todo el control de las cosas, pero piensa que nadie ha conseguido cosas grandes haciendo todo por sí mismo. Estoy seguro que por cada cosa que haces bien, puedes encontrar cuando menos a alguien más con la capacidad de hacerlo o aprender cómo hacerlo. Busca gente con disposición para aprender y con la energía suficiente para aportar nuevos puntos de vista.
La supervisión es una tarea muy importante. Tienes que formar a la gente y darles herramientas, y vas abriendo posibilidades para que tu equipo crezca.
Delegar no es dejar de hacer cosas, es una manera de multiplicarse, de estar en varias partes al mismo tiempo y avanzar de manera más acelerada.
3.- Diseñar tu estrategia de acción
Ya definiste el enfoque y delegaste lo que no tienes que hacer, ahora estás listo para diseñar una estrategia. Es el momento de poner en práctica todas tus ideas, ejecutar la visión que has formado a través de estudios y/o de tu experiencia laboral.
Diseñar una estrategia es lo más difícil en el campo profesional. Requiere creatividad y análisis para trazar un plan. Todos podemos hacerlo pero casi nadie está dispuesto a invertir el tiempo en hacerlo, a pesar de ser la única garantía de éxito en el trabajo.
La visión es la suma de tu manera de hacer las cosas, tu personalidad, tu estilo y tu carácter. No tienes que tener todo claro para empezar, pon el pie en el acelerador, empuja los proyectos hacia adelante y perfecciónalo en el camino.
Asigna tiempo para para seguir estudiando, escucha otros puntos de vista y sal de tu zona de confort. Por lo general se aprende más de personas que no piensan como nosotros.
4.- Supervisar los avances en cada proyecto
Es la última de las acciones, pero no por ello la menos importante. De hecho, este es el punto donde la mayoría de los proyectos fracasan.
Establece objetivos a corto, mediano y largo plazo. Planifica revisiones periódicas para cada etapa, y corrige rápido y sobre la marcha lo que sea necesario. Revisa hasta el más mínimo detalle, es aquí donde se hace la diferencia.
Una supervisión adecuada de tus responsabilidades, así como el trabajo de tu equipo y colaboradores, es crítica para para ser eficiente.
La eficiencia es la capacidad de lograr un fin con los medios adecuados. Para conseguirla, preocúpate por ser evaluado por los resultados y no por la cantidad de proyectos en los que estas involucrado.
Utiliza estas 4 acciones para organizar tu rutina de trabajo y, más pronto de lo que imaginas, los resultados te colocarán como uno de los profesionales más capaces en tu industria u en tu oficina.
