Lo que voy a platicar hoy no es una idea 100% mía, se formó sumando cosas que escuché y leí por aquí y por allá. Pero lo verdaderamente importante es que una vez que lo puse en práctica, hizo toda la diferencia en mi rutina de trabajo y en los resultados que estoy alcanzando.
El secreto de ser un profesional productivo no está directamente relacionado a nuestra capacidad de organización. Por supuesto que ayuda, sería absurdo negarlo, pero en términos de productividad, el enfoque y la toma de decisiones tienen una mayor influencia.
Te puedo asegurar que las personas más eficientes no son las que completan más tareas. Las personas verdaderamente productivas administran muy bien su tiempo y energía. No se involucran en todo, no los vemos corriendo todo el tiempo ni haciendo micro-management, ellos se comprometen con lo prioritario y, repito, su mayor virtud es el enfoque y la toma de decisiones.
Si quieres ser altamente productivo y no eres muy organizado, no te preocupes. Identifica bien aquellas tareas donde aportas más, involúcrate en las cosas que impactan más el resultado final y administra bien tu energía.
Te comparto mis 5 pasos para ser un profesional altamente productivo, aún cuando no eres el mejor organizado.
1) La primera prioridad del día soy yo
La productividad está estrechamente ligada a nuestro estado físico. Descubrí que no podía enfocarme en las responsabilidades del trabajo si antes no estaba bien en lo físico y mental. Para mí es primordial arrancar cada día haciendo ejercicio, por eso nunca programo algo que me impida ejercitarme en la mañana. Los días con más responsabilidades o eventos especiales ajusto mi horario, pero no dejo de hacerlo.
Las ventajas son muchas, la actividad física me pone más alerta y creativo. Cuando llego a la oficina ya tengo un par de horas de actividad intensa, por lo que mi energía está por las nubes y avanzo más rápido en todos los proyectos. Para cuando todos empiezan a despertar después de una taza de café, yo ya terminé la primera parte de mi día laboral.
2) Diseño los días a mi gusto y medida
Nunca copio exactamente algo que funciona para otra persona. Soy curioso y siempre estoy averiguando qué herramientas, aplicaciones o rutinas utilizan los demás, y lo que me gusta lo adapto a mi estilo y necesidades. Pero como soy muy desesperado, al ver que no puedo hacer las cosas tan bien como alguien más me causo estrés, por eso nunca hago lo que está de moda, siempre espero a ver si en verdad es una herramienta útil.
Mi rutina de trabajo tiene que gustarme solamente a mí, no le doy gusto a nadie. Disfruto mucho los días porque están planeados de acuerdo con el ritmo que va mejor conmigo.
3) Rompo las reglas constantemente
Cuando hablamos de productividad, lo que importa son los resultados, los procesos se pueden alterar si al final se consigue el objetivo. Siempre me permito experimentar y hacer las cosas de otra manera, me divierto en el trabajo, estoy a gusto y feliz.
Nuestro desempeño está ligado a nuestro estado de ánimo, todos los días son diferentes. Si algo no está avanzando al ritmo que quiero, lo pongo en pausa por unas horas o por un par de días, y regreso con la mente despejada a trabajar en ello con otra visión o perspectiva. Siempre tomo descansos durante el día y trabajo por lo menos dos días a la semana fuera de la oficina. Despegarte del escritorio es un estímulo perfecto para la creatividad.
4) Lento pero seguro
Todos los días me doy tiempo para ver el estado de todos los proyectos y hago hasta lo imposible por que las cosas queden bien hechas a la primera. Prefiero revisar todo una o dos veces antes de enviarlo o considerar que está terminado.
Siempre que puedo, pido a alguien más que examine todo y, si es necesario, corrijo de inmediato lo que haga falta. Si haces esto de manera constante, la inversión de tiempo es mínima comparada a los beneficios que arroja. Corregir algo una vez que ya se considera terminado es una enorme pérdida de tiempo y recursos.
5) Menos es más
Cuando digo menos me refiero a todos los aspectos: menos cosas en el escritorio, menos aplicaciones en el celular, menos tareas en mi lista, menos opciones en el closet, menos compromisos, menos series de TV, menos de todo lo no productivo.
Tener muchas opciones solamente nos conduce a la parálisis, se gasta más tiempo en decidir qué hacer o cómo hacerlo que el tiempo que se requiere para terminarlo.
Todos los días dejo mi escritorio limpio y escribo las tres tareas que tengo que terminar al día siguiente. Si puedo hacer más de tres lo considero ganancia, tres bien hechas es más de lo que hace la mayoría.
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Conclusión:
Ser productivo no es lo mismo que terminar muchas cosas. Es terminar bien las tareas importantes, las prioritarias, las que impactan en mayor medida el resultado del trabajo. Para ello no necesitas ser el mejor organizado, necesitas visión, enfoque y capacidad de decidir en dónde está mejor invertido tu tiempo y talento.
Un último consejo para aquellos que de verdad quieren marcar un antes y después en su trabajo:
Si no eres organizado no luches para serlo, mejor invierte el tiempo utilizando tus fortalezas.
Por ejemplo, si eres creativo, diseña una rutina de trabajo que trabaje en tu beneficio; si eres un buen relacionista público, forma una red de contactos sólida o un equipo que te ayude a conseguir mejores resultados. Es decir, utiliza tus habilidades de manera inteligente para conseguir más resultados.
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