El manejo del tiempo es uno de los retos más grandes al que nos enfrentamos. Y hablo del concepto “manejo del tiempo” porque así se le ha conocido desde siempre, aunque hay que entender que técnicamente no existe modo de manejar el tiempo, sino formas de organizar nuestras actividades dentro del tiempo del que disponemos.
Todos tenemos las mismas 24 horas y necesidades similares en cuanto a tiempos para dormir, comer y actividades personales y familiares básicas. Sin embargo, la gente más exitosa rebasa por mucho al resto mediante un control excepcional de cómo invierte su tiempo.
Cuando uno es estudiante, comienza a experimentar con modos de “estirar el tiempo” y llevar al cuerpo a sus límites de resistencia. Son esas horas eternas de estudio, de no dormir, el saltarse comidas, etc., y aunque uno es joven y aguanta, tarde o temprano si mantenemos por mucho tiempo ese estilo de vida, el cuerpo pasa factura (frase muy trillada pero cierta).
Esta misma práctica es común en los emprendedores y profesionales que están construyendo su negocio, y que dejan la piel trabajando 15, 16 o más horas al día. A la larga, cuando nuestros tiempos no están balanceados, alguna parte de nosotros lo va a padecer: la salud, la familia, la pareja o el mismo trabajo.
Aquí comparto algunos de los vicios más comunes en el manejo de nuestro tiempo (o en el modo en cómo administramos nuestras tareas sobre nuestra agenda):
Calcular mal el tiempo
Tendemos a subestimar la cantidad de tiempo que nos llevará hacer nuestras tareas o proyectos. A todos nos pasa y nos seguirá pasando, pero hay maneras de reducirlo en gran medida.
Es muy común que cuando no sabemos exactamente (o no nos tomamos el tiempo de definir) qué pasos o acciones involucra lo que tenemos que hacer, tendemos a estimar mal los tiempos. Solemos subestimar la demanda de tiempo porque nuestra mente hace una vista aérea, simplificada y generalizada. El golpe de realidad llega cuando uno desmenuza a detalle los proyectos o las tareas, y se da cuenta que esos dos días o esas dos horas que destinamos a algo, no son suficientes.
El modo de minimizar este efecto es que cuando hagamos nuestra planificación de actividades, seamos mucho más específicos en detallar qué tareas exactas involucra ese proyecto, y cuánto tiempo se llevará cada una de ellas. Mientras más precisos seamos en “romper” en los pedazos más pequeños posible los proyectos o tareas que debemos hacer, más fácil será administrar el tiempo requerido para ellas.
Más sobre este método de planificación en esta nota
Siempre hacer primero y más fácil de tu lista de pendientes (en vez de lo prioritario)
No podemos negar que experimentamos una sensación muy gratificante cada vez que tachamos algo de nuestra lista pendientes. Esas pequeñas victorias nos inyectan optimismo y nos hacen sentir bien. Sin embargo, eso nos lleva muchas veces a caer en la trampa de enfocarnos primero en esas tareas más sencillas, cortas y fáciles de cumplir, y no en las verdaderamente más importantes o prioritarias que nos demandan más tiempo, enfoque y otros recursos.
El espejismo de eficiencia y productividad que provoca el estar ocupado desaparece muy pronto cuando empezamos a tener proyectos estancados, fechas límite sin cumplir y, por supuesto, la ansiedad que nos genera ver que estamos dentro de una bola de nieve la cual sólo aumenta mientras pasan los días.
Si bien es importante para nuestra motivación experimentar esas pequeñas victorias al tachar cosas de nuestra lista de pendientes, lo crucial es planificar nuestras tareas y proyectos con un claro sentido de prioridad e importancia (no de facilidad o dificultad). Hay que ser muy estrictos en qué se debe avanzar y completar en este día, esta semana, o en este mes, y qué otras cosas podrán ser eliminadas de nuestra lista (o posponerse).
Decir (y creerse) que nunca nos alcanza el tiempo
“Nunca me alcanza el tiempo para hacer todo lo que tengo que hacer”, “Si tan sólo el día tuviera más de 24 horas podría terminar mis pendientes”, “Mi lista de pendientes crece cada día y no logro bajarla”, etc. ¿Te suena familiar?
El problema con esa afirmación (que acaba por ser cierta) es que lo convertimos una sentencia, una realidad de la cual no tenemos salida. Nuestro cerebro se acostumbra a que somos un fracaso organizando nuestro tiempo o manejando nuestros proyectos.
¿Por qué hay gente que sí logra funcionar y avanzar bien, si todos tenemos las mismas horas del día? No se trata de tener un ejército de asistentes o un gran equipo detrás, esto es más un tema de organización personal que de tamaño del equipo. En realidad, el problema no es que el día sólo tenga 24 horas, es que con las horas que tenemos asignadas a trabajar nunca nos será suficiente si no sabemos organizarnos.
La forma de minimizar esta sensación es ser más estrictos en nuestra planificación, no tomar más compromisos de los que podemos cumplir, negociar (con nuestros jefes, clientes, colegas, etc) los tiempos de entrega o la realización de proyectos bajo condiciones más realistas.
Además, quejarse y decirle a tu cerebro que nunca te alcanza el tiempo, no sirve sino para crearte una ansiedad innecesaria. Tu subconsciente trabajará bajo esa línea y hará que efectivamente, nunca logres que el tiempo te alcance.
Aplicar soluciones “uni-talla” para organizarte
No es que con este punto me esté contradiciendo, simplemente digo que las técnicas, apps y métodos no funcionan igual para todos. Tampoco quiere decir que entonces todos los consejos que doy en esta nota no sirvan, al contrario, siempre enfatizo que uno debe tomar todo esto como guías, no como un método escrito en piedra.
Todos somos distintos, el “cableado” de nuestro cerebro está tejido de modos diferentes; tenemos necesidades, hábitos e ideas diversas. Con lo cual, lo que digo es que lo más sano es probar métodos, apps, consejos y recomendaciones, siempre tratando de personalizar y adaptar a tus circunstancias personales.
Los falsos gurús de la productividad tienden a vender “soluciones llave en mano” para cambiarnos la vida, para prometernos que si implementamos tal o cual libro, método o app, seremos un ninja manejando nuestro tiempo. La realidad es que seguramente varias o muchas de esas cosas nos servirán, pero el mejor escenario que es, con la información que vayamos recibiendo, hagamos un método personal y totalmente a la medida para organizarnos.
El espejismo de estar siempre ocupado (VS ser productivo)
Esta es muy común también. Tal como sucede con la gratificación instantánea de ir tachando tareas, en este caso también solemos caer en la tentación de mantenernos permanentemente ocupados, y sentir así que somos súper productivos.
Nada más lejos de la realidad. Estar ocupado no es lo mismo que ser productivo. Es una trampa que nos tendemos a nosotros mismos. Es muy sencillo sentirnos bien mientras estamos limpiando nuestra casilla de correo, depurando el archivo, buscando la mejor tipografía para ese documento, recopilando información sobre el tema en el que trabajaremos el mes que entra, etc. Pero la realidad es que con esas acciones no estamos siendo productivos ni estamos avanzando hacia la meta de nuestros proyectos.
Hay que estar constamentemente evaluando nuestras actividades del día, de la semana. Es muy fácil caer en esas trampas y, sino somos conscientes de ello, se convierte en una espiral en caída libre. Debemos cuestionar en qué estamos invirtiendo nuestro tiempo, identificar qué es importante y qué no, qué acciones nos acercamo un paso más hacia los objetivos, y cuáles sólo nos mantienen ocupados y no moverán la aguja.
Concentrarse en manejar el tiempo en vez de manejar nuestros proyectos en base a atención y enfoque
Como dije antes, el tiempo no se puede manejar. Las 24 horas del día transcurren para todos a la misma velocidad. La diferencia es cómo manejamos nuestros proyectos y actividades, cómo planificamos y desarrollamos cada tarea requerida en nuestro día a día.
Esta idea de integrar el concepto tradicional del manejo del tiempo al de la energía y atención ha cobrado mucha relevancia con psicólogos y especialistas de productividad en años recientes, como el equipo de Asian Efficiency, que acuñaron recientemente el término “TEA framework” o método TEA, haciendo referencia a las iniciales de Time, Energy, Attention (que en español igualmente son las mismas, Tiempo, Energía y Atención).
Uno debe conocer su reloj biológico o ritmos circadianos, que son los que nos llevan a lo largo del día por distintos estados de energía, ánimo, enfoque, atención, etc, y planificar lo más posible nuestras actividades y tareas en torno a ello. Por ejemplo, si sé que por las mañanas estoy más concentrada, programaré ahí los bloques de tiempo necesarios para hacer el trabajo que me demanda más enfoque. Si por la tarde estoy más baja de energía o dispersa, buscaré adelantar tareas que requieran menos concentración.
Más rápido no siempre es mejor
Los atajos suelen ser útiles en muchos sentidos, pero hay excepciones. Hay ciertos procesos o tareas que no pueden acelerarse, decisiones que requieren tiempo, y situaciones que se deben decantar. No estamos hablando de agilizar tareas mecánicas y diligencias administrativas, para esas claro que está bien tratar de automatizar, acelerar e incluso tratar de delegar o quitarlas del camino cuanto antes. Sin embargo, para decisiones cruciales de negocios y proyectos trascendentes es otro tema.
Los líderes y profesionales más exitosos tienen entre sus principales cualidades el saber distinguir entre dónde se debe actuar con velocidad y dónde se debe esperar. Saben dónde hacer cimbrar el suelo con decisiones rápidas y concisas, y dónde dejar que el tiempo acomode ciertas piezas que la mano humana no puede acelerar.
Los que vamos a la mitad del camino tenemos que perfeccionar día a día esta habilidad. Ese olfato fino, esa intuición de saber dónde poner los tiros rápidos, y dónde esperar a condiciones más propicias.
Perder el tiempo
Pareciera de sentido común. Está claro que nadie quiere perder el tiempo, pero pocos hacen por optimizarlo efectivamente. Hay que entender que aprovechar el tiempo no es vivir en estrés permanente y actividad frenética, por el contrario, eso resultaría contraproducente porque nos llevaría muy pronto al agotamiento.
Descansar no es perder el tiempo, dormir bien no es perder el tiempo, tomar el tiempo de comer bien no es perder el tiempo, irse de vacaciones jamás es perder el tiempo. La mente y el cuerpo necesitan esos períodos de relajación y descanso para poder recuperar energía, mantener viva la creatividad y la motivación.
Sin embargo, se puede perder el tiempo muy fácilmente mientras creemos que estamos trabajando. Cuando vamos a una reunión que no es necesaria para cumplir nuestros objetivos, cuando hacemos llamadas que no llevan a ningún lado, cuando perdemos minutos y horas valiosos navegando en la cuenta de Facebook o de Instagram de no-sé-quién que se nos cruzó en la vista, cuando estamos haciendo el trabajo de un modo que sabemos que no es el mejor (y no hacemos nada por cambiarlo). En fin, podríamos hacer un libro con una lista de modos de perder el tiempo y no acabaríamos.
Detecta cuáles son esas rendijas donde se te escapan esos minutos valiosos que podrías aprovechar para otra cosa, y dale la vuelta.
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