Criticado pero muy practicado, pero ¿por qué no funciona?
Hasta hace aún poco tiempo, poner en tu currículum la palabra multitasking era un plus. Todo mundo veía como algo positivo promoverse como un multitasker, como una persona que puede manejar muchas tareas o proyectos simultáneamente. Si bien todos -o casi todos- los trabajos implican hacer varias cosas al mismo tiempo, el peligro es tomarlo tan literal.
Tal vez estés ahora mismo leyendo este blog mientras hablas por teléfono, ves la tele o incluso mientras respondes algunos mails en otro dispositivo que tengas al alcance. Seguramente cuando acabes eso otro que estás haciendo, te darás cuenta que una parte o mucho de lo que leíste se te fue “en blanco”. Ese es el precio que pagamos todos lo días, todo el tiempo que dividimos nuestra atención en más de una cosa.
Exprimiendo los minutos del reloj
Con la intención de optimizar el tiempo y exprimir el día, intentamos dividir nuestra atención y enfoque en las más cosas posibles. Desafortunadamente, nuestro cerebro no está equipado para funcionar bajo la modalidad multitarea, en especial cuando esas tareas implican cierto grado de concentración y de comprensión. Es decir, no pasa nada si vamos manejando en nuestro coche, escuchando música y mascando un chicle; nuestra concentración en el camino no se verá afectada. Sin embargo, si vamos manejando, escuchando música y además queremos entablar una conversación con la persona que nos acompaña, seguramente alguna de las 3 actividades sufrirá pérdida de atención (espero que sea la música y no el volante).
El aspecto negativo del multitasking no es sólo que no pongamos la atención debida a todo, sino que además se convierte en un factor que causa stress. Al sentirnos saturados, nos genera un malestar emocional e incluso físico.
Entonces ¿cómo manejar todos proyectos o tareas que tengo?
Entre el trabajo y nuestra vida personal, todos necesitamos manejar muchas cosas de forma casi simultánea. Pero todo es cuestión de aplicar un poco de sentido común y de una planeación adecuada para no volverse loco.
Todos podemos aplicar para mejorar nuestra organización diaria, reducir el multitasking y, en consecuencia, ser más eficientes. Aquí te comparto:
Consejos para reducir al multitasking y ser más eficiente
1) Haz semanalmente una lista de las tareas, proyectos y diligencias
Sé realista y piensa que es sólo una semana, no satures porque entonces generarás más frustración al no poder salir adelante con todo. Idealmente hazlo el domingo en la tarde o noche, en algún momento del fin de semana que puedas hacerte un espacio al menos de media hora para delinear tu semana próxima en términos generales.
En un plan más avanzado, puedes hacer una vez al mes una revisión más exhaustiva para organizar proyectos y planes a más largo plazo, y revisar también si tu estrategia de organización está funcionando. Aunque si empiezas a hacerlo semanalmente ya estás del otro lado.
2) Clasifica y prioriza
Aplica un filtro inicial a la lista para asegurar que no estás poniendo en tu lista sino lo indispensable. Deja de lado aquellas cosas que haz acarreado en tu lista de pendientes pero que no son viables para hacer esta semana. Es decir, aplica el criterio de qué es prioritario para tu trabajo o tu vida personal. Lo que no lo es déjalo fuera.
Después, revisa el requerimiento de atención, tiempo y concentración de esas tareas, para pasar al siguiente punto:
3) Agrupa por tipo de tarea para hacerlas en bloques de tiempo
En la medida de lo posible, programa en tu agenda semanal hacer las tareas de alta concentración en horarios y momentos en los que sepas que no serás interrumpido y que podrás enfocarte. Ejemplo: revisar un contrato, elaborar un documento o presentación extensa, hacer una propuesta de ventas, escribir un artículo, etc.
Sé realista en cómo programas tus actividades a lo largo de la semana. No puedes pensar en que en tu día más ocupado de reuniones podrás sentarte a terminar una presentación muy laboriosa, por ejemplo.
Dedica también bloques de tiempo a tareas más sencillas y rutinarias que puedes hacer en momentos en que no estás tan fresco mentalmente o en tiempos en los que tienes menos control del medio ambiente (ruido, lugar, etc).
4) Aprovecha los tiempos “fraccionarios”
Muchas veces desperdiciamos esos espacios de tiempo que nos sobran entre tareas o actividades grandes, generalmente pensamos que no nos dará tiempo de hacer nada, y simplemente dejamos el tiempo pasar.
Puedes aprovechar esos tiempos que damos por perdidos para tareas que requieren menos concentración y menos tiempo (como ciertas llamadas telefónicas, reportes sencillos, responder algunos emails y otras tareas mecánicas).
5) El multitasking no se puede evitar al 100%, pero redúcelo al máximo
Sería irreal pensar que podemos eliminar el multitasking al 100%, sobre todo si no tenemos el control completo de nuestro tiempo permanentemente (ejemplo: si trabajas en una empresa, o si tienes un equipo grande que depende de ti). Siempre puede haber imprevistos, interrupciones, etc.
Sin embargo, trata de reducir al mínimo el saltar de una actividad a otra sin haber terminado la primera. Acostúmbrate a ti mismo y a la gente que trabaja contigo a respetar tus tiempos y a que no estás todo el tiempo disponible para cambiar de canal.
6) No permitas que el email te maneje, tú lo manejas a él
El Inbox o bandeja de correo no es tu jefe ni debe dictar tu agenda del día. Salvo urgencias impostergables, acostúmbrate a no responder a los emails en el momento que llegan. Piensa que si a alguien verdaderamente le urge algo de ti, tomará el teléfono y te llamará, o al menos te mandará un mensaje.
Si uno acostumbra a la gente a que respondemos emails en algunas horas (o incluso 24 horas hábiles es perfectamente aceptable), no tendremos ese impulso permanente de estar pegados al correo.
7) Decide a qué llamadas responder y cuándo
Esto es igual que el punto anterior, el hecho de que estamos permanentemente conectados vía celular, no quiere decir que la gente pueda hablar con nosotros en todo momento. Salvo que sea un tema o persona prioritario, es preferible que la gente nos deje un mensaje y nos reportemos (via llamada o mensaje) más tarde, o en 1-2 días.
Generalmente las llamadas sacan de concentración o interrumpen alguna actividad, y pocas merecen que nos distraigamos de lo que estamos haciendo.
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A mí me ha funcionado bien implementar estas recomendaciones, siento que manejo mejor mi tiempo, soy más eficiente y evito el stress. Además, la gente con la que trabajo o mis clientes se acostumbran a ello y saben que tendrán lo mejor de mí bajo esos términos.
Puedo decir que cada vez soy más unitasking ?
