Hoy que el tiempo se ha convertido en uno de los activos más importantes y las reglas de comunicación se han relajado en algunos círculos, es especialmente importante revisar cómo nos comunicamos con nuestros compañeros, clientes, jefes y colaboradores.
Tener buenas ideas no es suficiente si no sabes cómo expresarlas. Comunicarnos bien es una de las habilidades más importantes para tener éxito profesional.
Como ya sabes, de unos años a la fecha nuestro intercambio de información se ha multiplicado de manera exponencial. Email, redes sociales, mensajes de texto, zoom, whatsapp y un montón de aplicaciones más que utilizamos para comunicarnos en nuestra vida diaria. Recibimos y transmitimos tanta información que el riesgo de una mala interpretación o ambigüedad en un mensaje es muy alto.
Cuidar la manera en que nos comunicamos es una habilidad esencial para funcionar bien cuando trabajamos en equipo y para destacar en una posición de liderazgo. Todas las compañías, emprendedores y profesionistas independientes tienen la necesidad de comunicarse con el exterior, por esto, un profesional capaz de expresarse con claridad siempre es valioso en cualquier industria. Es una señal de alguien preocupado por los detalles, por su marca personal y por el branding de su empresa.
Si quieres que tus mensajes lleguen claros y evitar problemas por malentendidos, te recomiendo revises:
5 estrategias para mejorar tus habilidades de comunicación
(versión video de esta nota)
1.- Antes de hablar, escucha
Parece curioso, pero la estrategia más importante para comunicarse bien es hablar menos y escuchar más. Para todo el mundo es importante saber que es escuchado, que quien quiere decirle algo se tomó el tiempo de entender sus puntos de vista, sus necesidades o sus ideas, antes de emitir un juicio o proponer un planteamiento.
Es tan sencillo que pocos profesionales lo consideran una prioridad, por eso quien lo hace lleva la delantera.
Escuchar antes de hablar crea un lazo de confianza con tu interlocutor y lo coloca en una posición mucho más receptiva a lo que le digas. Establece una empatía inmediata entre las dos partes.
En materia de comunicación, escuchar es sinónimo de prestar atención; invertir tiempo y recursos en atender la información sin prejuicios, analizar lo que se dice o se lee, y las emociones atadas al mensaje.
Personalmente, he desarrollado un sistema de análisis para formular mis respuestas en cualquier situación profesional. Acostumbro a preguntarme, ¿qué es realmente lo que me están diciendo? ¿por qué me lo dicen de esta manera y en este momento?, ¿por qué es relevante para mí?, y ¿qué esperan de mí como respuesta?
Estas sencillas preguntas me permiten elaborar una respuesta mejor más relevante y acertada.
Otra buena costumbre es preguntar de manera inmediata si algo no te ha quedado claro y atender con toda la importancia la persona que está hablando o el documento que estas leyendo. Nunca conduzcas dos conversaciones al mismo tiempo, a menos que quieras arruinar las dos relaciones.
2.- Identifica muy bien a quién le estás hablando
Las palabras, los términos y señales son importantes para un buen comunicador. Date tiempo para entender bien cómo se expresan las personas con quienes te estás comunicando. Por ejemplo, las conversaciones con amigos son más flexibles e informales, pero si estás hablando con tus colaboradores o supervisores, es importante utilizar las palabras adecuadas que todo el mundo entiende.
No puedes asumir que todos entienden los acrónimos más populares en redes sociales, o que un emoji es interpretado de la misma manera por un conjunto de personas.
Un comunicador eficaz prepara sus mensajes en base a quien va dirigido. Ponte en la posición de la otra persona, conócela, entiéndela y elaborar frases claras y convincentes, utiliza en lenguaje o la jerga indicada de acuerdo a su industria, y mantén la comunicación tan breve y concreta como sea posible.
3.- Aprende las reglas básicas del lenguaje no verbal
Se ha confirmado que cuando el intercambio de ideas se hace de manera presencial, hasta el 65% de lo que comunicamos tiene que ver con el lenguaje no verbal. Esto aplica también a las conversaciones en videollamada, especialmente relevantes en épocas recientes.
Haz contacto visual con tus interlocutores, llena el espacio que te han dado y mantén una postura profesional en todo momento y asegúrate de no cruzar los brazos o enviar señales de aburrimiento o ansiedad.
Parece una trivialidad, pero no quiero dejar de comentarlo, estamos hablando de comunicación profesional y para conseguirla así tienes que lucir, garantiza que tu manera de vestir no distraiga tanto la atención que nadie atiende lo que estás diciendo. Si no conoces bien a tus interlocutores, pregunta o averigua qué está bien visto, y dentro de tu estilo, no te vistas ni por arriba ni por debajo de lo esperado.
4.- Empieza y termina tus argumentos con ideas concretas
La mayoría de los profesionales fallan en este punto por inseguridad o por negligencia, pero son pocas las ocasiones en las que una conversación empieza con los puntos que se van a tratar y muchas menos con los temas acordados. No hay que tener miedo para marcar o reiterar la dirección o los acuerdos alcanzados en un diálogo.
Créeme, una pequeña lista de acuerdos o conclusiones y de cuáles son los siguientes pasos la van a agradecer todos los involucrados.
5.- Involucra a tu interlocutor en la conversación
Un buen comunicador siempre hace parte de la conversación a su interlocutor. Hacer preguntas, pedir opiniones y solicitar retroalimentación durante tu planteamiento te ayudará a confirmar si vas por buen camino, si puedes profundizar en esa posición o si tienes que cambiar de dirección.
Cuando te comunicas con alguien, la prioridad no es que seas tú el centro de atención, sino que las ideas se transmitan de manera clara y favorezcan la colaboración.
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Conclusión
Comunicarte claramente es una de las habilidades más relevantes que debes cultivar como un profesional en tu industria o emprendedor. Recuerda que todo lo que decimos y hacemos comunica quiénes somos, qué nos interesa y cuál es nuestra posición en el mundo.
Elige muy bien tus palabras, gestos y acciones. Hazlo de acuerdo al ambiente en el que te encuentras, pero sobre todo, aprende a escuchar. La comunicación es más efectiva cuando el diálogo se convierte en un intercambio de ideas y no un monólogo.
Finalmente, tengo 3 pequeñas ideas más que quiero compartir:
1.- Haz de la comunicación una prioridad. Mejora tu vocabulario, infórmate de los temas que tienes que hablar y practica todo lo que puedas.
2.- Cuando te comuniques de manera escrita, revisa todo por lo menos dos veces, y si es posible pide la opinión de alguien más antes de presionar el botón de enviar.
3.- No esperes mucho para tomar el teléfono y hablar. Muchas veces es tan sencillo como llamar y preguntar si se ha entendido bien para evitar dolores de cabeza en el futuro.
