Es época del famoso Spring cleaning o limpieza de primavera. Este concepto es muy popular especialmente en el hemisferio norte, en los países donde las estaciones del año son muy marcadas por el clima. Es el momento de empezar a olvidar el guardarropa de invierno y sacar las prendas más ligeras, así como de aprovechar de hacer una buena limpieza y depuración de cosas que ya no usamos en la casa y nos van robando espacio.
Pero este artículo no será para darte consejos de limpieza, ni para pedirte que le abras la puerta de tu casa a Marie Kondo. La idea es usar metafóricamente este concepto de la limpieza de primavera y aplicarlo a depurar y sacar brillo a tu vida laboral.
Después de casi tres meses de empezar el año, es normal que los propósitos que nos fijamos, la productividad y la motivación con que arrancamos el año ya estén un poco desgastados. Es muy buen momento de recuperar espacio, tiempo y enfoque, reorganizarnos y seguir transitando por el 2019 como lo planeamos.
Pixabay, by geralt
8 pasos para aplicar la organización de primavera en tu trabajo
1.- Organiza tu espacio de trabajo
Aunque este artículo no se trata de labores de limpieza nivel guantes y escobeta, no podemos omitir la importancia de depurar y organizar tu espacio físico de trabajo. Asegúrate de tener sobre el escritorio solamente aquello que usas todo el tiempo, lo demás puede estar en los cajones o gavetas. No satures tu escritorio porque eso te causa distracciones y te desconcentra.
Ya sea que tengas oficina, cubículo o escritorio abierto, es primordial que lo mantengamos organizado y le demos un mantenimiento regular.
Además de dejar tu computadora, teclado y demás superficies libres de mugre, grasa y hasta migajas de tus snacks, es importante deshacernos de todo aquello que no nos sirve y nos va quitando espacio. Adiós a los lápices y libretas viejos, memory sticks de 128MB, cables pelados, etc.
Depura tu archivo y tira los papeles y documentos que no son necesarios. Escanea los que quieres conservar y organízalos en carpetas dentro de tu Dropbox o sistema de archivo digital.
2.- Saca brillo a tu currículum y a tu presencia en línea
Antes de la era digital, el currículum sólo se hacía o se actualizaba cuando ibas a buscar trabajo. Actualmente que ya existe una plataforma online profesional como LinkedIn, es prioritario tener permanentemente nuestra información actualizada ahí. Independientemente de si estemos buscando trabajo o abiertos a escuchar ofertas, es un escaparate por excelencia del mundo profesional. Podemos ver y ser vistos, y estar receptivos y disponibles ante cualquier oportunidad.
[spp-tweet tweet=”Asegúrate de mantener un perfil de LinkedIn siempre actualizado, y trata de estar activo periódicamente en esta plataforma.”]
El currículum de formato tradicional ha quedado un poco obsoleto, y cuando alguien está buscando un candidato, cliente o proveedor de servicio, prefiere buscar en LinkedIn e incluso revisar otras cuentas de redes sociales, blogs o website del individuo en cuestión. Eso habla más que el currículum (aunque claro, sigue habiendo gente o empresas que te solicitarán uno, que puedes hacer fácilmente exportando la información desde LinkedIn).
3.- Haz una autoevaluación trimestral
A casi tres meses de transcurrido el año, es importante hacer un alto en el camino para evaluar dónde estamos parados en nuestro trabajo o negocio; si vamos concretando objetivos y avanzando en proyectos. No te quedes con la clásica evaluación de desempeño que hace algunas empresas (tristemente, sólo una parte mínima de supervisores está capacitado para hacerlo bien). Y si tienes un negocio o empresa propios, no dejes que la vorágine del día a día te impida tomarte este tiempo necesario de autoevaluación.
[spp-tweet tweet=”Programa una sesión al menos de 2 ó 3 horas para sentarte solo, tranquilo y sin interrupciones. Revisa qué nivel de avance tienes con tus metas y objetivos a estas alturas del año, en qué te vas quedando atrás y qué acciones debes tomar de forma inmediata para enderezar el rumbo.”]
Analiza también si hay proyectos o actividades que pueden salir de tu agenda, ya sea porque hayan perdido relevancia o porque cambiaron los planes. Asegúrate que alinear las piezas para que tu jugada sea lo más precisa.
Anota todo para poder tener la referencia cuando hagas este mismo ejercicio a mediados de año.
4.- Pule tus habilidades
Este paso se desprende del punto anterior, ya que como parte de ese análisis, revisaremos dónde nos hace falta reforzarnos en cuanto a habilidades y capacidades para ser más competitivos en nuestro trabajo o negocio.
¿Te falla el excel?, ¿tu inglés es demasiado básico?, ¿te falla la redacción?, ¿te da pavor hablar en público o hasta en las reuniones? Tienes que ser autocrítico y detectar dónde estás quedándote atrás y te está afectando en tu desempeño. No te quedes esperando a que en tu empresa se imparta algún curso o te den descuento para alguna plataforma educativa, toma la iniciativa y busca lo más adecuado para ti.
[spp-tweet tweet=”Actualmente, con tantos recursos en línea al alcance de todos, ningún pretexto es válido para no invertir tiempo -no necesariamente dinero- en mejorar tus conocimientos y habilidades.”]
Además de plataformas como Skillshare, LinkedIn (en suscripción premium da acceso al catálogo de cursos que era Lynda.com); existen también muchos tutoriales, videos y cursos en línea a precios muy accesibles, o incluso gratuitos. Bueno, el mismo YouTube es fuente inagotable de información útil (si sabes buscarla y no te entretienes viendo antes otro tipo de videos ?).
5.- Reorganiza tu agenda, lista de tareas y calendario
Cuando hagas tu revisión trimestral, verás en dónde te estás rezagando o qué obstáculos estás encontrando para avanzar como esperas. Muy probablemente varias de esas cosas se resuelvan haciendo ciertos ajustes a tu agenda, planner, lista de tareas o las herramientas que uses para organizarte.
[spp-tweet tweet=”Lo ideal es planificar de macro a micro, es decir, visualizar los objetivos generales y proyectos grandes en un plano general (como un calendario con vista mensual), y tener otra herramienta de uso diario -como agenda, planner o lista de tareas- para dar seguimiento a todas las tareas individuales que nos llevarán a completar esos proyectos a mediano o largo plazo.“]
Asegúrate de programar regularmente tus proyectos (y las tareas asociadas con ellos) con la mayor anticipación posible en tu agenda o lista de tareas. Recuerda que de poco sirve tener apuntado en algún lugar del calendario la fecha de entrega de un proyecto grande, si no lo hemos “desmenuzado” en todas las tareas que implica y programado las tareas nuestra agenda diaria o lista de pendientes.
6.- Declaración de impuestos, sal del paso lo más pronto posible
Hay cosas que no nos gustan e incluso nos estresan, pero que desafortunadamente a todos nos toca hacer, como la declaración de impuestos. En varios países, durante la primavera es la fecha de hacer este trámite (odioso para todos, excepto para los contadores). Nadie se escapa, nos toca tanto a profesionales independientes, como a ejecutivos, empresarios y freelancers.
Como todas las cosas obligatorias pero poco placenteras, lo ideal es dar salida a tus responsabilidades fiscales cuanto antes, para que dejen de transitar por los rincones de tu cabeza torturándote cada día.
Organiza tus documentos, recibos, estados de cuenta, conciliaciones bancarias y demás requisitos necesarios para el tipo de trámite que te toque hacer. Te aconsejo sistematizar esto lo más posible en beneficio de años futuros, es decir, documenta un proceso que puedas seguir durante el año (archivar, clasificar, cortes parciales, etc) para que cuando llegue el gran momento anual, no se te haga tan pesado.
7.- Haz un plan de networking y revive tus relaciones públicas
Mantener una red de contactos amplia requiere compromiso e inversión de tiempo, pero juega un papel preponderante en nuestra proyección profesional. Normalmente la gente sólo se acuerda de las personas que conoció por trabajo cuando necesita algo de ellos (“¿cómo has estado, me puedes presentar a fulano?”, “cuánto tiempo, ¿me puedes recomendar en tal empresa para la vacante?”, etc).
En primera instancia, asegúrate de conectarte con tus colegas y clientes pasados y actuales en línea, idealmente a través de LinkedIn. Una vez que detectes a la gente que destaca por su manejo, posición o con la cual quieres estrechar lazos, muéstrate proactivo y comienza a reaccionar a sus publicaciones, incluso envíales notas breves para reconectarte de forma casual. Trata de aportarles valor de algún modo, por ejemplo, comentando en sus publicaciones, o incluso compartiéndoles alguna nota o información que pueda ser de su interés.
Aprovecha también cualquier oportunidad de networking que pueda darte tu trabajo actual, como eventos o conferencias, y también estar receptivo a eventos o reuniones que se organicen en la industria o sector donde te desenvuelves (o donde quieres estar).
8.- Planea tus siguientes vacaciones o tu espacio de relajación
Dirás que cómo se me ocurre hablar de vacaciones si acabamos casi de regresar de las de fin de año. Pues sí, te lo mereces, ¿no? La época de Semana Santa en Hispanoamérica, o Spring break en Estados Unidos es el momento ideal para tomar un sano respiro. Los reportes y estadísticas en estos países arrojan siempre que más de la mitad de los empleados no usan sus días de vacaciones disponibles en el año. Ni menciono los emprendedores y freelancers, que tienen en teoría más libertad sobre su tiempo, ellos son de los más castigados porque saben que generalmente cuando dejan de trabajar, dejan de facturar.
Es importante que tomes ciertos períodos de descanso a lo largo del año, para poder mantener la mente fresca, el ánimo en alto y las baterías cargadas a tope.
Asegúrate de usar los días que te otorga la ley. Si vives en un país donde la ley es más generosa con las vacaciones -como en Europa-, qué genial. Pero aunque vivas en países como México o Estados Unidos, que las vacaciones rondan escasos 10 días anuales, asegúrate de usarlos. Si no tienes posibilidades de viajar, al menos toma los días libres y organiza actividades en tu ciudad y aprovecha el tiempo lo mejor posible.
Si eres emprendedor o freelancer, planifica tu año considerando tomar al menos dos períodos de descanso donde puedas desconectarte al máximo.
Pixabay, mohamed_hassan
No dejes que acabe marzo sin implementar esta rutina de mantenimiento en tu sistema de organización. Verás que te sentirás renovado y con más motivación para continuar navegando por el 2019 viento en popa.
