Después de escuchar el episodio 108 de Inconfundiblemente Latino donde expongo porqué las personas que siempre están ocupadas son las menos productivas, un par de buenos amigos me llamaron para preguntarme cómo organizo mi día, cómo hago para estar al corriente y tener tiempo para leer, hacer ejercicio de manera regular, tomar vacaciones y hacer vida social.
La verdad es que, al igual que todos los profesionales de hoy, tengo que correr varios proyectos al mismo. Todos tenemos muchas responsabilidades, y por eso es necesario asumir que el trabajo nunca va a terminar, y que cada tarea que agregamos a nuestras actividades ocupa el espacio de otra. Si consideramos las responsabilidades profesionales y personales, vemos que es muy fácil perder el enfoque y trabajar por horas sin avanzar de manera eficaz.
Entonces, ¿qué tenemos que hacer para evitar el estrés y alcanzar nuestros objetivos? Mi secreto es la lista de tareas, lo que en inglés se conoce como el To Do list.
Ahora bien, una lista de tareas por sí sola no va a resolver todos los problemas de organización y productividad. Sería ingenuo pensar que anotando todo lo que tenemos que hacer se resuelve el problema. El ingrediente secreto para que una lista de tareas funcione es entender que la lista no es un administrador de responsabilidades, sino la mejor manera para administra tu tiempo, energía y recursos. Por todo esto, cualquier lista de tareas tiene que crearse tomando en cuenta cuatro principios fundamentales.
4 principios fundamentales para que tu lista de tareas incremente tu productividad
1) Establecer de manera tajante tus prioridades
- No todas las tareas aportan lo mismo a un proyecto. Identifica cuáles son críticas y, por ende, las primeras que tienes que atender.
- Considera el cuidado personal y profesional como las principales prioridades. El tiempo para hacer ejercicio, leer y aprender cosas nuevas tiene que ser sagrado. En mi caso, intento poner la primera reunión del día después de las 9:30am, así tengo tiempo de hacer ejercicio en la mañana.
2) Identificar qué tienen en común los proyectos en los que estas trabajando
- Procura alinear todos tus proyectos bajo un mismo tema. Es válido trabajar en proyectos completamente independientes, pero idealmente deben tener algo en común que te permita optimizar recursos. Los que me conocen saben que además del podcast, tenemos la agencia de marketing y producción, las tienda en línea y la comercializadora de comida. Todo parece muy diferente entre sí, pero lo que hago es alinear todo bajo el concepto de estilo de vida. Esto me permite trabajar con los mismos proveedores para todos los proyectos.
3) Agrupar las tareas en lotes
- No trabajes todos los días unos minutos en la misma actividad, asigna largos periodos de tiempo que te permitan concentrarte y terminar algo para pasar a otra cosa, y eliminarlo de tu lista y sobre todo de tu cabeza. Hay que agrupar tareas similares para hacerlas en grupo. Un ejemplo perfecto es cómo grabo las entrevistas para el podcast. No grabo todos los días, programo varios invitados para un solo día, y en una sola sesión grabo las mayor cantidad de entrevistas que pueda y me olvido de eso por varias semanas. De esta manera puedo invertir mejor el tiempo.
4) Dejar fuera todo lo que no tienes que hacer
- Además de no revisarla todos los días, otro gran problema muy común que se da con la lista de tareas es querer incluir en ella absolutamente todo lo que se nos atraviesa. Así, lejos de ser una herramienta, se convierte en una tortura que nos persigue día a día robándonos energía en lugar de ayudarnos.
- Hacer muchas cosas y estar muy ocupado puede parecer muy atractivo, pero no te dejes seducir por esa tentación. Lejos de avanzar, te verás asfixiado con responsabilidades absurdas.
Una vez establecidos los 4 principios fundamentales para crear tu lista de tareas, es importante mencionar que la lista de tareas es personal. El formato que a mí me funciona no tiene porqué funcionar para todas las personas. Empieza tu lista y en el camino la vas a justando hasta hacerla justo a tu medida.
Incluye todo de lo que eres responsable pero no hagas tú absolutamente todo, la clave es invertir tu tiempo y energía en las tareas que haces mejor y delega lo demás.
Cómo empezar una lista de tareas en 4 sencillos pasos
1) Escoge una herramienta
- Se dice que si escribimos las cosas en un cuaderno físico, aumentan radicalmente las posibilidades de que las terminemos. Es muy válido, pero si eres igual que yo y te has mudado por completo al formato digital, identifica una aplicación o servicio que te funcione. Existen muchos, los más populares son Evernote, Wunderlist, Any.do, Cozi y Remember The Milk. Todos son buenos, lo único que recomiendo es que escojas una aplicación que tenga versión para el teléfono celular, para que puedas hacer cambios y ajustes en cualquier momento y lugar.
2) Crea una lista maestra con todas las tareas que debes completar, no discrimines nada.
- Empieza por una lista que incluya todas tus responsabilidades personales y profesionales, no importa si son recurrentes, de una sola vez o parecen muy pequeñas y fáciles de completar.
3) Identifica las tareas más importantes y divide la lista en proyectos
- Divide la lista maestra en categorías. Las categorías pueden ser los mismos proyectos en los que estás trabajando, o temas más específicos como finanzas, marketing, producción, etc.
- Selecciona un formato que te permita ver todo al mismo tiempo para evitar que se te olvide algo.
4) Asigna fecha de inicio y terminación para cada tarea
- Asigna a las tareas los tiempos de la forma más realista posible, de lo contrario lo único que lograrás es acumular tareas no terminadas y estrés.
Mis conclusiones e ideas para potenciar tu lista de tareas
- Enfócate en la calidad y no en la cantidad. Completar muchas tareas no sirve de nada si dichas acciones no aportan de manera definitiva al resultado final de un proyecto.
- Evitar que la lista se convierta en una tortura. Revisa todas las noches las tareas del día siguiente y mantenla limpia, elimina lo que no tienes que hacer o lo que ya expiró.
- Haz menos para conseguir más, enfócate en lo verdaderamente prioritario, donde tu trabajo aporta más valor y delega absolutamente todo lo demás.
Por último, recuerda que la lista de tareas es tu mejor herramienta para manejar el tiempo, la energía y los recursos que se necesitan para completar todos tus proyectos.
Referencias:
6 razones porque las personas más ocupadas son poco productivas podcast
6 razones porque estar siempre ocupado es poco productivo blog