Vamos a ser muy sinceros, es imposible tener una oficina o empresa libre de problemas. No lo dudo, sería increíble, pero también sería un signo inequívoco de que nada importante se está haciendo ahí.
Cuando estás avanzando, creando cosas nuevas y trascendentes, te enfrentas a situaciones insólitas y desconocidas. Es natural encontrar contratiempos en el camino. El objetivo no es tener días libres de problemas, sino estar listo para atajarlos cuanto antes, resolverlos y moverse adelante.
Los problemas se pueden generar por muy distintas razones, pero por lo general se originan por los tres motivos que ahora vamos a comentar.
Por qué se generan los problemas en el trabajo y tres ideas sencillas para aminorarlos
1.- Mala dirección
Los problemas pueden aparecer a cualquier nivel de una organización, pero independientemente de dónde nazcan, la mayoría de las veces tienen su origen en una mala dirección.
La incompetencia para manejar un equipo puede afectar la moral y productividad de todos los que participan en un proyecto. Si desde la cabeza no hay una estrategia clara, entonces cada miembro del equipo tendrá que decidir qué es prioritario y la mejor manera de avanzar. El problema de eso es que muchas veces su punto de vista se contrapondrá con el de un compañero, y si alguien con capacidad de liderazgo no está ahí para redirigir las cosas de inmediato, tendremos un entorno en el que los problemas crecen a la mejor provocación.
El líder es el responsable absoluto de todo lo que pasa en el lugar de trabajo. Tiene que generar un ambiente en el que todos tengan los recursos necesarios para desempeñarse a su máxima capacidad y obtener buenos resultados. Pero esto no quiere decir que tenga que encargarse absolutamente de todo y perderse en el micro management, los mejores equipos son aquellos donde cada quien toma la responsabilidad de sus actividades con una actitud proactiva.
[spp-tweet tweet=”¿Qué tienes que hacer cuando la causa de los problemas es la mala dirección? ¡tomar la iniciativa!
Si no hay una estrategia clara, si hay diferentes puntos de vista obstaculizando el progreso, no se alcanzan las metas o no tienes lo que necesitas para realizar tu trabajo, tienes que levantar una bandera para señalar los problemas y empezar a resolverlos.“]
De nada sirve esperar, el tiempo no resuelve nada. Piensa que la cuerda siempre se revienta por lo más delgado, si las cosas empeoran tendrás que resolver un problema más grande, además de ser señalado por no comunicarlo antes.
2.- Comunicación deficiente
Vivimos la época con más herramientas para comunicarnos, y a pesar de todo, la mala comunicación es una de las características más comunes en las organizaciones de hoy.
Piensa cuántas veces ha crecido un problema porque alguien no está enterado o no entendió lo que se tenía que hacer. Cuántos contratiempos se habrían evitado o desactivado de manera oportuna con una buena comunicación.
La mala comunicación tiene dos orígenes: por un lado, organizaciones que tradicionalmente prefieren mantener la información de manera muy reservada de acuerdo a los niveles de jerarquía; y por el otro, profesionales que no han desarrollado las habilidades necesarias para comunicarse con claridad. Ambas igual de malas y dañinas.
Cuando la comunicación no fluye adecuadamente desde la dirección, los empleados empiezan a asumir e inventar razones o justificaciones para llenar el vacío. En menos de lo que piensas los chismes recorren los pasillos creando más confusión que cualquier otra cosa. Lo mismo pasa cuando alguien no se hace entender claramente, sin importar que se haga de manera deliberada o no, una comunicación deficiente retrasa procesos, desvía la atención y termina por afectar el trabajo de todos.
[spp-tweet tweet=”¿Qué tienes que hacer si los problemas se originan por una mala comunicación?
Nunca asumas una interpretación personal cuando no tengas algo claro o te falte información para tomar una decisión. “]
Revisa tus emails y comunicaciones escritas por lo menos dos veces y asegúrate de hablar de manera personal con todos para saber que entendieron lo que estás pidiendo, o que entendiste perfectamente lo que esperan de ti.
3.- Falta de enfoque y poco seguimiento a los detalles
Un poco de presión siempre ayuda para mejorar el rendimiento y alcanzar objetivos considerables, pero mucho estrés siempre tiene efectos negativos. El exceso de responsabilidades y el ambiente tan competitivo que se vive en algunas industrias o compañías favorece que la atención a los detalles se relaje.
Personalmente considero que los problemas se anuncian con anticipación, pero es el seguimiento deficiente de los procesos la piedra angular donde un detalle se convierte en un problema. Si una grieta no es atendida de manera oportuna, el paso del tiempo seguramente la convertirá en una fractura.
[spp-tweet tweet=”¿Qué tienes que hacer si los problemas se generan porque tienes muchas responsabilidades? Delega lo más posible y divide todos los proyectos en objetivos pequeños que puedas supervisar de manera rápida y constante.”]
Nunca dejes para mañana algo que puedes arreglar hoy.
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Para concluir, tenemos que aceptar que ninguna operación es 100% perfecta, y que el objetivo no es vivir días de trabajo libres de problemas. Lo que buscamos es desarrollar una actitud positiva y proactiva para identificar posibles percances, disminuir su impacto y continuar nuestro camino creciendo.
Antes de despedirme, basado en mi experiencia, tengo para ti un pequeño consejo más:
Acostúmbrate a ver tu trabajo y los proyectos de atrás para adelante. Imagina cómo terminan y recorre todos los pasos para llegar ahí. Advierte todo lo que puede complicarse y prepara varias opciones para resolverlo.