¿Se te acaba el día y no hiciste ni la mitad de tus pendientes?, ¿no te sientes inspirado o enfocado para hacer las cosas?, ¿estás en la fecha límite y en vez de trabajar en el proyecto estás respondiendo emails y revisando tus redes sociales? No hay duda, ¡estás procrastinando!
Procrastinar es el hábito de posponer o postergar las cosas. Todos lo hacemos, es lo más natural, pero es uno de los hábitos que más impactan negativamente nuestra productividad y eficiencia. Es un mal hábito arraigado en mayor o menor medida en casi toda la gente, pero que a nivel crónico, impide que consigamos resultados de grandes cosas en la vida.
[spp-tweet tweet=”Procrastinar es nuestro mecanismo para protegernos emocionalmente de situaciones que percibimos como abrumadoras, incómodas, desconocidas, arriesgadas o simplemente aburridas.”]
Cuando procrastinamos, el tiempo pasa y no hacemos las cosas, y entramos en pánico cuando ya que tenemos el agua en el cuello, y es entonces cuando decidimos entrar en acción (porque no hay otro remedio).
¿Por qué procrastinamos?
Excusas las hay por montones, y algunas podrán ser válidas, pero en general siempre son razones que nos damos a nosotros mismos para no hacer las cosas. La causa de fondo es la incomodidad, el temor a hacer algo que no dominamos o en lo que no sabemos por dónde empezar.
Los detonantes más comunes de la procrastinación son:
Proyectos grandes, ambiciosos o complejos
¿Te ha pasado que te encargan hacer una presentación muy importante, la pospones durante un mes, y dos días antes de la fecha límite decides empezar a trabajar? A mí tampoco me ha pasado ?
En casos como este, como sabemos precisamente todo el trabajo que implica, nunca vemos cuál es el mejor momento para empezar. Cuando un proyecto así cae en tus manos, prefieres sentir el yugo de la urgencia para entrar en acción. Y mientras tanto, eres el rey o reina de la procrastinación.
Proyectos nuevos o tareas que nunca has hecho antes
Un buen día tu jefe amanece con mucha iniciativa y contrata un nuevo sistema online de manejo de proyectos, el cual quiere que todo el equipo use y domine cuanto antes. O, qué tal cuando empiezas a trabajar por tu cuenta, y tienes que empezar a usar un sistema de contabilidad para llevar el registro de tus finanzas. Son de esas cosas que sabes que tendrás que hacer más temprano que tarde, pero por ahora es más seguro seguir haciendo las cosas como ya las tienes dominadas.
Cuando algo cae en tu lista de pendientes sin mayor explicación o información que te ayude a abordarlo, nunca encuentras el modo o momento ideal para empezar, porque simplemente no sabes qué pasos seguir si nunca no has hecho antes. Tal vez no son cosas complejas o ambiciosas, sino que simplemente la curva de aprendizaje es algo que nos frena de inicio.
Tareas o acciones que percibimos aburridas, tediosas o intimidantes
Recopilar tus documentos para la declaración de impuestos, esos tediosos reportes mensuales que debes mandar a tu jefe, hacer el trámite de actualización de domicilio en todos lados cuando te cambias de casa, etc. Son tareas y acciones que pueden resultar aburridas, monótonas y desgastantes. Siempre las posponemos pero tarde o temprano hay que hacerlas.
Cuando hemos hecho ciertos los proyectos, tareas o diligencias, que ya sabemos de antemano que son aburridas o que nos representa una labor molesta, es natural que queramos alejarlo en la agenda lo más posible. Sin embargo, obligaciones como el pago de impuestos, hacer trámites burocráticos, hacer reportes o proyectos de trabajo aburridos, etc, siempre serán un mal necesario. Y si no podemos delegarlos, hay que tomar el toro por los cuernos, para evitar pagar recargos, multas o quedar mal en el trabajo con las fechas de entrega.
Situaciones sensibles que no queremos enfrentar o no sabemos cómo abordar
Esa reunión con alguien de tu equipo que no está dando los resultados esperados (y al que hay que decir adios), esa conversación que quieres tener con tu jefe para pedirle un aumento, sentarte con tu cliente que ya sabes que te pedirá terminar el contrato, etc.
Ese tipo de situaciones de confrontación o de conversaciones difíciles nos producen un rechazo natural a abordarlas. Y claro, no somos masoquistas o sádicos. Pero también es curioso que hay gente que tiende a postergarlas al máximo, como si esto fuera a lograr que desaparecieran por arte de magia. Así que, a falta de una mejor solución, hay que “comerse” primero lo que no nos gusta, para evitar así vivir más días o semanas con la zozobra dando vueltas en la cabeza. Sobre todo si son situaciones inevitables.
¿Cómo evitar la procrastinación? Ahora que ya sabemos qué y qué tipo de detonadores la causan, te comparto:
5 consejos para evitar la procrastinación
1) Divide tus proyectos en las tareas más pequeñas que puedas, y luego prográmalas
Partiendo por un principio básico: los proyectos están compuestos de tareas. No es sensato ni práctico agregar proyectos completos a nuestro calendario, agenda o lista de tareas si no están previamente “digeridos”. Eso es una receta para el caos.
Primero, examina el proyecto a detalle para determinar qué tareas o acciones específicas va a requerir y en qué orden deben suceder. Habrá cosas que deban ir en secuencia, y otras podrán hacerse paralelamente. Haz una lista de todo lo que te venga a la mente, no tiene que ser en el orden de tiempo ni nivel de prioridad (luego podrás ordenar y programar todas esas tareas como corresponda). Debes estimar también cuánto tiempo te llevará cada una de esas tareas o acciones.
Todas las tareas que generes deben parecerte claras y manejables, no deben tomarte tanto tiempo ni ser complicadas (de ser así, quiere decir que no “desmenuzaste” lo suficiente esa tarea o proyecto, y que debes dividirlo aún en piezas más pequeñas).
Cuando no estás claro en un proceso o cómo abordar algo, pregunta. Si algo sale de tu capacidad, conocimiento o experiencia, debes hacerlo saber cuanto antes, para que se ajuste lo necesario a tiempo y evitemos que te explote el asunto encima cuando ya es muy tarde.
Ahora sí, programa tus micro-tareas en tu agenda, planner o cuaderno, sabiendo exactamente la secuencia de cosas que tienes que hacer cada día, cada semana, etc. La clave es que siempre haya un siguiente paso, no debes detenerte en el progreso de un proyecto porque tal o cual tarea te pone un alto.
2) Revisa constantemente el avance de tus proyectos y ajusta lo necesario
Parte crucial del evitar la procrastinación es hacer revisiones regulares de nuestros pendientes, tareas y proyectos. A mí me funciona hacer una breve revisión al final de cada día, una más a detalle semanalmente, y otra revisión profunda cada fin de mes.
Uno debe irse conociendo a sí mismo y saber cuánto tiempo llevan tales o cuales tipos de tareas y proyectos, e ir programando las cosas de forma realista. La saturación de la agenda no lleva sino a la frustración de no poder conseguir las cosas. Debemos saber de qué somos capaces y en cuánto tiempo.
Es ideal al final de cada día organizar las tareas de mañana, para que al empezar el día no tengamos que perder tiempo en decidir con qué vamos a empezar (esa suele ser una de las causas por las que la gente empieza el día procrastinando).
3) Ajusta tu medio ambiente
Es sabido que el ambiente que nos rodea incide directamente en nuestra productividad. Por ejemplo, si tu escritorio es un desastre, papeles por todos lados, ni pies ni cabeza, está claro que no serás el más productivo. Si tu oficina o el sitio donde te sientes a trabajar está mal iluminado, hay mucho ruido, hace mucho calor o mucho frío, seguramente no harás el mejor trabajo.
Estimula tus sentidos. Pon a tu alcance las cosas que necesitas para entrar en acción, ponte cosas agradables a la vista, que te motiven, y aléjate aquellas cosas que te puedan causar tentación para descarriarte. Identifica cuáles son tus tentaciones mayores y aléjate de ellas. Por ejemplo, si sabes que al abrir la computadora para trabajar, aparecerá Facebook como página principal, ya estás en problemas.
Si tienes que imponerte límites, ¡hazlo!. Ejemplo: desactiva las notificaciones o avisos en el celular; ponte audífonos mientras trabajas concentrado (aún sin escuchar nada) para evitar que te aborde algún compañero o gente en el coworking que quiera platicar; siéntate con todo lo que necesitarás a la mano (tu café, computadora, cuaderno, snacks) para que no tengas que estarte levantando en cada momento; etc.
4) Haz un plan de acción para situaciones de confrontación, riesgo o desgaste emocional
Para esa conversación delicada, reunión con cliente enojado, llamada de confrontación o negociación con tu hijo adolescente… Analiza la situación fríamente, determina a dónde quieres llegar, hasta dónde estás dispuesto a ceder o a negociar, y avanza acorde. Si la situación es blanco y negro (como despedir a alguien), hazlo de forma concreta, clara y sin rodeos, pero siempre con sensibilidad.
Haz un análisis de la situación (cómo esperas que transcurra, qué escenarios se pueden desarrollar, y ten acciones y respuestas preparadas para cada uno). Ensaya las situaciones probables, como si fuera un acto de una obra. Repasa mentalmente la conversación, reunión o situación con sus distintos escenarios y vertientes, visualizando cómo presentas siempre tu punto de vista.
Nunca te sentirás 100% listo, pero una vez hecho este trabajo, programa esa llamada, reunión o encuentro cuanto antes, y acciona como lo tienes contemplado.
5) Premia y celebra tus pequeñas victorias
La satisfacción que da el completar una tarea le produce al cerebro una gratificación. Marcar como hecho un pendiente en nuestra lista nos arranca una sonrisa. Sentir que vamos avanzando con las tareas de un proyecto fomenta que sigamos en la misma tendencia de avance y lo completemos como esperamos.
No esperes a celebrar solamente la fecha final de entregar algo grande o terminar un proyecto importante. Si hiciste bien tu planeación de macro a micro, y si vas cumpliendo diaria y semanalmente el avance de tus tareas, fija metas más pequeñas para darte a ti mismo una palmada en la espalda a la mitad del camino (léase: pararte a comprar un café rico, regalarte un ratito navegando en Instagram, salir de trabajar más temprano, etc).
Claro, el día que termines los proyectos o tareas grandes deberás premiarte con algo mayor ?
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Para salir del círculo vicioso de la procrastinación, hay que formar nuevos hábitos que te hagan ser más productivo. Cada quien es distinto, prueba estos consejos y elabora las técnicas y estrategias que te funcionen mejor. El mejor incentivo será ver cómo mejora radicalmente tu capacidad de avance y la calidad del trabajo que realizas.
Con la práctica perfeccionarás el proceso, liberarás espacio mental y harás más y más pequeño el fantasma de la procrastinación.
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