Hasta hace algunos años, la idea predominante, era que para conseguir lo que quisieras, tenías que establecer objetivos, hacer una lista de tareas – entre más detalladas mejor -, construir un plan de trabajo y entonces sí, trabajar muy duro. Si hacías esto y tenías paciencia, garantizado, los resultados iban a llegar con el tiempo.
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Este sistema, se decía que funcionaba prácticamente para cualquier cosa, desde construir un negocio exitoso, desarrollar una carrera como ejecutivo o hasta para perder peso y ponerte en forma.
No dudo que en muchos casos esta manera de acercarse y organizar el trabajo funcionara, pero considero que se basa en la fuerza de voluntad, y la fuerza de voluntad sin disciplina y enfoque no sirve de nada.
Puedes trabajar muy duro, invertir muchas horas, terminar agotado y darte cuenta de que no avanzaste, porque por un lado trabajaste en tareas poco relevantes y por el otro cambiaste tanto de prioridades que nunca completaste nada importante.
Entonces ¿qué tienes que hacer para trabajar más inteligente?
El enfoque te ayuda a identificar dónde tienes que invertir todos los recursos, incluidos la atención, el tiempo y la energía. Y la disciplina no es otra cosa más que una buena colección de hábitos, tus hábitos forman tu rutina y tu rutina, esa sí es la responsable de tus resultados.
Esto no quiere decir que establecer objetivos no es importante, claro que sí, es muy importante. Los objetivos determinan la dirección e intención del trabajo, son la medalla a la mitad del camino, la motivación y el aplauso que alienta, pero nada más. Por supuesto que se necesitan, pero para ganar en serio en la vida y obviamente en el trabajo, se necesita mejorar un poco todos los días, y conseguir cosas que no consigue la mayoría, en eso, los objetivos no pueden ayudarte, pero los sistemas sí.
Por eso, si lo que quieres es desarrollarte profesionalmente, ser exitoso y vivir la vida como a ti se te antoja, mi recomendación es que desarrolles sistemas de trabajo que mantengan la disciplina y el enfoque en las prioridades. Así podrás alcanzar objetivos constantemente y armar un plan para crecer en el corto, mediano y largo plazo para triunfar.
Establecer sistemas no deber ser complicado, de hecho tiene que ser lo más sencillo posible. Su función es eliminar todo aquello que no es indispensable para aprovechar nuestros recursos de la mejor manera. Evidentemente no existe un sistema de trabajo que funcione para todo el mundo, porque el sistema tiene que ver con el tipo de trabajo, el nivel de responsabilidades, que estás buscando, si trabajas en equipo o no, etc.
Lo que sí funciona para diseñar cualquier sistema es empezar por estos tres pasos:
1) Reúne la información y organízala
Nunca se tiene absolutamente toda la información de algo, pero siempre que empieces un proyecto, reúne toda la que puedas y utilízala para identificar todo lo que tienes que hacer para pasar del punto en que te encuentras al punto al que quieres llegar.
Este es el momento de establecer objetivos, que como ya comentamos sirven para señalar la dirección del trabajo y establecer metas intermedias. Los objetivos no son el sistema, son los eslabones que se tienen que ir completando para que el sistema funcione y el trabajo se realice de manera más organizada, se ahorre tiempo y se disminuyan las complicaciones.
Diseñar sistemas y trabajar de manera inteligente en lugar de trabajar duro, tiene que ver con la habilidad de manejar y aprovechar muy bien el tiempo. Así que utiliza las aplicaciones que existen para buscar, reunir y organizar información. Las herramientas claro que funcionan si haces el trabajo, ninguna aplicación es buena o mala por sí sola, no importa si es la más popular, la más cara o la más moderna, si no haces el trabajo no sirve de nada.
2) Define prioridades
Ya tienes la información, ya hiciste la lista de las tareas que se tienen que completar y el orden en que se tienen que realizar. Ahora lo más importante es decidir cuáles son prioritarias y cuáles no. Mucha atención con este paso porque es muy importante.
Si nunca has tenido un sistema de manera consiente inteligente, es muy probable que consideres que todas las tareas son igual de importantes y tienes que hacer todas, eso es imposible.
Si no puedes decidir, utiliza cualquiera de estas dos técnicas:
- Haz únicamente las cosas en las que eres muy bueno
- Asignar a todas las tareas una categoría de acuerdo a estas características:
- No puedo avanzar si no se ha completado
- Puedo avanzar y terminar esto más tarde
- Es importante pero no es urgente
- Es urgente pero no es importante
De acuerdo a esta clasificación, tu tiempo y energía debe ser invertido exclusivamente en las tareas que no te permiten avanzar si no han sido completadas, y en las tareas importantes, pero no urgentes.
Utiliza cualquiera de estas dos estrategias para identificar tus prioridades. Cuando estés listo puedes pasar al último paso para diseñar un sistema.
3) Delega lo que no sea prioritario
Ya que tienes la lista de tareas prioritarias, o dicho de otra manera las cosas que tu vas a trabajar. Ahora puedes empezar a buscar ayuda para delegar todo lo que no es importante o en lo que no eres el mejor.
Delegar es una señal de madurez, de seguridad y crecimiento. Todas las personas que crecen profesionalmente delegan algunas tareas, esto no quiere decir que no les importan, quiere decir que ellos han crecido y están listos para pasar al siguiente nivel, entonces es momento de supervisar el trabajo y crecimiento de alguien más.
Delegar también es una característica del pensamiento emprendedor, que sin importar tu situación deberías desarrollar para alcanzar más objetivos.
Delegar requiere de un compromiso serio para identificar a la persona adecuada a quien transferir las responsabilidades, y esa tarea es una prioridad en cualquier sistema.
Conclusión:
Definitivamente diseñar sistemas y trabajar enfocado, es la manera más eficiente de trabajar.
Establecer objetivos es muy importante, pero no garantiza nada a menos que sean parte de un estilo de trabajo que pone como prioridad los resultados y no las horas que se trabajan.
Nadie tiene tiempo que perder, nadie quiere pasar horas y horas trabajando, invirtiendo tiempo y energía para darse cuenta que su carrera o negocio continúa en el mismo lugar porque nunca desarrolló un sistema de trabajo inteligente y enfocado.
