El tema de la productividad siempre me ha encantado. El buscar sistemas y herramientas para lograr manejar mejor mi tiempo de trabajo y sacar el mayor provecho de mis horas de ocio, ha sido para mí casi como una obsesión en años recientes. En una nota es imposible sintetizar todo, así que esta será la primera de varias que haré sobre este tema. Este será un repaso general por lo que considero algunas de las bases para lograr un sistema de productividad personal y profesional. En notas futuras daré recomendaciones concretas de apps, servicios, libros, etc. Así que entremos en materia.
Parece contradictorio pero, mientras más aplicaciones, gadgets y herramientas tenemos, mayor resulta el reto de ser productivos. La excesiva conectividad nos vuelve dependientes -o hasta adictos- a las notificaciones en celular y computadora, a los emails entrando minuto a minuto, y a los mensajes en whatsapp o SMS.
Si no nos fijamos límites y formamos hábitos que nos permitan ser eficientes y productivos, estamos condenados a que la tecnología -que está hecha para ayudarnos- nos rebase y tenga precisamente el efecto contrario.
A continuación, mis recomendaciones básicas para lograr establecer hábitos y sistemas de organización que nos permitan funcionar mejor.
NO: Abrir emails en el celular en cuanto abrimos un ojo en la mañana. Generalmente nada es tan urgente como para no poder esperar un par de horas al menos. Esta compulsión de revisar emails si bien despertamos nos genera ansiedad y estrés innecesarios, y “nubla” lo que debe ser un momento de carga de energía en los primeros minutos del día. Tampoco conviene revisar el email cada cinco minutos durante el día.
SÍ: Lo ideal es tener unas dos a cuatro ventanas de tiempo asignadas para revisar emails y gestionar las acciones que de ellos se deriven. En esos espacios trata de limpiar tu inbox (archivar, borrar o derivar) para que no se te acumulen.
NO: Elimina de tu celular y tu computadora las notificaciones de emails y mensajes, de redes sociales y de cualquier otro aviso que pueda interrumpirte en tus actividades. Deja lo estrictamente necesario, y no respondas inmediatamente a emails y mensajes salvo en urgencias.
SI: Responde emails, mensajes y revisa notificaciones de apps cuando acabes lo que estás haciendo, o si algo requiere una respuesta más larga o una acción que te llevará tiempo, prográmala cuando te haga más sentido.
NO: No brinques de una tarea a otra haciendo “un poquito de cada cosa”. El hecho de que la computadora o el celular permitan tener abiertas simultáneamente varias aplicaciones, no quiere decir que nuestro cerebro esté hecho para el multitasking. Está comprobado que tenemos un “ancho de banda” limitado, y cuando hacemos varias tareas al mismo tiempo, el cerebro tarda varios minutos en poder “recalibrar” para ejecutar una nueva actividad al 100%. Esto significa que perdemos muchos minutos al día en estos intentos de nuestra mente de adaptarse a nuestras constantes demandas.
SÍ: Asigna bloques de tiempo para tus tareas más importantes y trata de apegarte a esos horarios lo más posible, evitando distracciones innecesarias. Programa las tareas similares para hacerlas juntas, ejemplo: llamadas telefónicas, responder emails, tareas administrativas, etc.
NO: Dejes para el final del día tus tareas más importantes. Estarás cansado y con poca capacidad de concentración.
SÍ: Ataca en las primeras horas del día tus proyectos clave y las acciones que de ellos se deriven. El reloj biológico de la mayoría muestra que las horas de la mañana son las de mayor energía, capacidad de concentración y enfoque.
NO: Te sientes en tu escritorio en la mañana “a ver qué vas a hacer en el día”. Si no tienes una planeación adecuada con antelación, perderás demasiado tiempo en decidir con qué vas a empezar. Recuerda que si no tienes tu lista de proyectos y tareas priorizada, las circunstancias externas se encargarán de poner en tu mesa los quehaceres.
SÍ: Planea tu semana con anticipación (idealmente los viernes en la tarde) y haz una revisión rápida al final de cada día para poder designar tus prioridades a trabajar al día siguiente. En la mañana sabrás exactamente por dónde empezar.
NO: Hagas una lista de tareas o proyectos demasiado general o vista macro. Ver los proyectos desde una “vista aérea” generarán una sensación de incertidumbre sobre qué acciones concretas -y en qué orden- se requieren.
SÍ: Divide los proyectos grandes en tareas más pequeñas, para que sean más digeribles. Esto te ayudará a evitar la famosa “procrastinación” (posponer indefinidamente las tareas al no saber “cómo atacarlas”).
NO: Tengas tu oficina o espacio de trabajo como zona de desastre. Desorden no es sinónimo de creatividad o de genio incomprendido.
SÍ: Manten despejado tu escritorio o área de trabajo para evitar abrumarte visualmente. Un espacio limpio y organizado es el reflejo de la mente de su habitante.
NO: Aceptes cada invitación, llamada o reunión que se te presenta. Tú eres dueño de tu tiempo y eres el que debe controlar cómo administrarlo.
SÍ: Trata de declinar cuando sea posible, o atiende cuando sea necesario. Si tienes un jefe -o compañeros de trabajo- que tienen la mala costumbre de requerir constantemente tu presencia en reuniones o llamadas, habla con ellos y hazles entender que si respetan tu tiempo serás más eficiente. Con anticipación, todo se puede programar.
Estos son algunos consejos que te pueden ayudar a mejorar tu productividad y, con ello, a liberar más tiempo para uso personal.
