5 recomendaciones básicas para rescatar tu agenda

Cuando llegas a tu escritorio por la mañana, te sientas con tu taza de café, abres la computadora y ¡boooom! aparece la avalancha de correos en la bandeja de entrada. En ese momento repasas a golpe de vista los remitentes y los títulos. Si no tienes alguna cita o llamada, seguramente te meterás de lleno a leer y responder esos mensajes nuevos y los que se han quedado de días previos. Cuando volteas la cara, ha pasado más de una hora y no has siquiera empezado a trabajar.

¿Te suena familiar? Yo lo viví muchos años.

La gente pasa horas valiosas de su día abriendo, leyendo y respondiendo emails. Especialmente en el mundo corporativo, el manejo de correo es un tema que impacta de forma muy negativa la productividad de la gente, pero a la vez, es un asunto que nadie sabe cómo abordar (o no creen que sea un problema).

Por cierto, a lo largo de esta nota usaré indistintamente las palabras email y correo, asumiendo que la palabra email es usada en todos los países de habla hispana.

Es indiscutible que el correo electrónico es la herramienta básica en la comunicación en en mundo laboral, el problema es no el uso sino el abuso y el mal manejo. El foco rojo aparece cuando conviertes tu trabajo en responder correos, y cuando tu agenda del día está dictada por las tareas que te van imponiendo otras personas a través del sus emails.

Cuando tus tareas de cada día están dictadas por lo que te imponen otras personas al través de sus emails, ¿dónde están tus proyectos y tus prioridades?, ¿dónde quedan las acciones derivadas de reuniones estratégicas y de tu propia planificación?

No permitas que tu email se convierta en tu lista de tareas. Hay forma de poner límites y establecer un sistema de planificación productivo y eficiente. Aquí te comparto lo que a mí me funciona de maravilla.

5 recomendaciones para que tu correo no se convierta en tu lista de tareas

1.- Planea tu jornada el día anterior

Cuando tienes claro en qué proyectos estás trabajando, en qué tareas prioritarias debes enfocar tu tiempo y qué reuniones o citas tienes en tu agenda, organizar tu día será mucho más fácil.

Al final tu jornada de trabajo, dedica al menos unos 10-15 minutos a organizar lo que deberás hacer el día siguiente. Si tienes citas, llamadas o reuniones, debes saber qué tiempo te llevarán, y por lo tanto, con cuánto tiempo adicional contarás para trabajar en tus proyectos y tareas pendientes.

En tu app, cuaderno o planner, escribe las tareas que deberás hacer al día siguiente, dejando siempre un margen de tiempo razonable para imprevistos.

2.- Designa lapsos del día en los que revises tu correo

Salvo que trabajes en un área de servicio al cliente o que tu trabajo consista exclusivamente en estar respondiendo correos, esta recomendación es para ti. Define dos o tres períodos del día para revisar tu email. Dependiendo de tu tipo de trabajo, tal vez necesites un poco más, pero no lo hagas por tiempo indefinido.

Para mí, lo ideal son 4 momentos al día, dos momentos por la mañana y dos por la tarde. El resto del día, tu programa de correo en tu computadora debe estar cerrado o minimizado.

Dicho esto, enfatizo la importancia de empezar tu día como lo planeaste antes, y no por lo que te depara tu bandeja de correo al llegar.

3.- Aprende a procesar tu email

La clave es no solamente limitar el tiempo de email, sino que debes saber cómo procesarlo. Tu bandeja de entrada es sólo un lugar temporal, un sitio donde los mensajes entran para ser procesados en 1-2 días laborales como máximo. Un inbox rebasado es reflejo de una persona mal organizada y, por supuesto, poco eficiente y productiva.

Procesar el correo debe ser algo sencillo, un sistema claro con un criterio muy definido.

Las cinco opciones que tienes con tus emails son: responder, borrar, archivar, delegar o programar.

Todos, absolutamente todos tus correos deben caer en una de esas 5 acciones. Ojo, no existe una sexta acción que se llame “Dejar para después”.

a) RESPONDER.-

Contestar un mensaje de forma concisa y concreta, que no te lleve más de 5 minutos

b) BORRAR.-

Sé implacable con esta, aplícala tanto como puedas y sin remordimiento.

c) ARCHIVAR.-

Solamente lo que sabes que podrás necesitar más adelante, información relevante o mensajes que ya respondiste y de los cuales debes mantener respaldo.

d) DELEGAR.-

Cuando algún correo amerita acción y no necesariamente tuya, derívalo inmediatamente a quien corresponda.

e) PROGRAMAR.-

Esta la comento a detalle en el siguiente punto

4.- El arte de liberar la bandeja de entrada y programar los “accionables”

Estamos todos claros en que no nos mandamos solos. Es decir, todos tenemos jefes o supervisores que nos encargarán proyectos y tareas. Si somos los jefes, qué bien, pero aún así tenemos obligaciones y responsabilidades con nuestros clientes y equipo.

Dicho esto, queda entendido que por el correo entrarán irremediablemente muchas cosas que nos van a generar trabajo. Ese no es el problema, sino el no saber cómo programar esos temas “accionables” que recibimos en el email.

Al procesar tu bandeja de correo, si ya pasaste las acciones a, b, c y d explicadas en el punto anterior, sólo te queda procesar. Los correos que llegaron hasta este punto, están pidiendo de nosotros respuestas elaboradas, retroalimentación, tiempo (una reunión o cita) o entregables concretos (un reporte, información, etc). Es un hecho que ninguna de esas cosas la haremos en 5 minutos, que es la regla para las 4 acciones anteriores en el proceso. Aquí lo que aplica es programarlo en nuestra agenda, según el nivel de urgencia, importancia del destinatario y tiempo requerido.

Ojo, no estoy diciendo que dejes lo que tenías que hacer ese día para enfocarte en hacer ese reporte, reunirte con esa persona, hacer esa llamada u obtener la información que te piden (claro, salvo que sea un encargo extremadamente importante y urgente de tu jefe o cliente más importante, o un tema personal con carácter urgente).

Así, deberás responder al remitente de forma clara y concisa, diciéndole para cuándo puede esperar esa información, reporte, llamada o reunión. Y en ese momento programas dicha acción en tu agenda, archivas el email y liberas tu inbox.

Tengas el nivel que tengas en el organigrama, tienes el derecho de manejar tus responsabilidades y tus tiempos de la manera más eficiente posible. Cuando haya que renegociar plazos, deberás tener flexibilidad, pero que tu norma no sea “primero las prioridades de los demás y luego las mias”.

5.- No caigas en la tentación de programar tareas en tu aplicación de correo

Aunque tu software o app diga que tiene las herramientas para manejar tus tareas, ¡no lo hagas! Banderitas, puntitos de colores, recordatorios, etc., de nada servirán si las tareas siguen inundando tu bandeja de entrada (u otra carpeta temporal de archivo).

Piensa que un correo no es nunca la forma ideal de comunicarte una tarea. Los textos de “asunto” no son siempre exactos y un mismo mensaje puede tener varias acciones derivadas. No hay como poner la tarea de forma precisa en tu agenda, planner o administrador de proyectos.

El correo electrónico es una herramienta de comunicación y de trabajo muy poderosa. Ponla a trabajar para ti y no permitas que sean los emails de los demás los que dicten tu agenda.

Si bien tú no eres responsable de cómo trabajan los demás y es irreal pensar que los vas a corregir o a educar, aplicando estas buenas prácticas verás cómo pronto tus clientes, compañeros y jefes entenderán mejor tu modo de trabajo. Te será más fácil manejar expectativas y podrás organizarte mejor.

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