Reinventando el trabajo en un mundo con exceso de comunicación de Cal Newport
(Versión en video)
Mucha gente no se lo puede imaginar porque para ellos el correo electrónico es parte fundamental del trabajo, de lo que hacen todos los días por muchas horas; para ellos enviar y contestar emails es trabajar. Muchas personas llegan a odiarlo, pero lo consideran un mal necesario así que viven con él sin hacer nada.
Yo no me imagino un mundo sin email, menos ahora que el trabajo está cambiando tanto y todo lo que hacemos tiene que ver con la comunicación y colaboración, lo que si me imagino es un trabajo más organizado y eficiente.
El problema no es el email, podríamos eliminarlo, pero los problemas no se terminarían porque lo que está mal es la cultura laboral y como se trabaja. Hoy hay poco tiempo para el análisis, el enfoque y la reflexión, en cambio se celebra estar ocupado, hacer más, participar en todo y estar presente todo el tiempo; fingir que se hace mucho, pero no marcar ninguna diferencia, curiosamente para todo eso el email es la herramienta perfecta.
Un correo electrónico es poco personal y no tiene muchos de los obstáculos que tienen otros tipos de comunicación.
Por ejemplo, en un correo electrónico muchas personas dicen, piden y opinan cosas que no harían en persona.
Además, es tan práctico que se utiliza en exceso. Muchas veces sin pensarlo y con mala redacción se envían emails para ver o tratar temas que se podrían resolver en una simple llamada telefónica. Peor aún, cuando una conversación empieza, es imposible que te separes del correo, tienes que estar pendiente todo el tiempo porque si te pierdes algún detalle te quedas fuera de la jugada.
Me sorprendió enterarme que, en promedio, las personas revisan su correo electrónico cada 6 minutos, es decir que interrumpen cualquier otra cosa para revisar si tienen un correo nuevo y por supuesto contestarlo cuanto antes. Por eso, cuando se trabaja de esta manera, quiero decir interrumpiendo todo lo que haces, es imposible concentrase y realizar trabajos serios que valgan la pena.
Estos son algunos de los antecedentes con los que arranca Un mundo sin e-mail, reinventando el trabajo en un mundo con exceso de comunicación de Cal Newport.
No es la primera vez que Newport escribe sobre productividad y eficiencia, de hecho, todo su trabajo se basa en ello. Sus libros anteriores; Minimalismo digital y Enfócate ya hablaban de la importancia de administrar muy bien nuestra atención, de disminuir distracciones y enfocarnos en hacer trabajo profundo y de calidad.
Lo que me gusta de este libro, Un mundo sin e-mail, es que está dividido de manera muy clara en dos partes. Primero desarrolla los antecedentes y problemas que ha traído el email a la cultura de trabajo, y después propone algunas soluciones.
Tengo que decir que muchas de las propuestas en el libro parecen obvias y de sentido común, son fáciles de implementar y muy efectivas. El problema es que muchas organizaciones y sobre todo muchos profesionales tienen malos hábitos, y los tienen muy arraigados, cambiarlos cuesta mucho tiempo y trabajo.
Personalmente el email nunca ha sido un problema para mí; ni cuando trabajaba en el mundo corporativo tenía problemas en procesarlos, y recibía en promedio 200 emails al día. El secreto es tener un sistema para hacerlo. Por ejemplo, contrario a lo que piensa la mayoría de personas, yo nunca he considerado que contestar emails es trabajar; para mí es una manera de comunicarnos, de trasferir o recibir información, pero el trabajo es otra cosa. Así, el email nunca a gobernado mi agenda; lo reviso un par de veces al día y las personas con las que trabajo ya saben que así es como funciono. Por eso, cuando necesitan una respuesta inmediata me contactan de otra manera.
Acostumbro a contestar todos los correos en menos de 24 horas, como no tengo que resolver lo que me piden de inmediato, simplemente informo que estoy enterado y trabajando en el asunto. Pero si es algo que requiere atención inmediata levanto el teléfono y llamo en lugar de empezar una cadena larguísima de mensajes.
Cal apunta que el correo electrónico no fue inventado para usarse como lo utilizamos ahora, más bien fue adoptado y en ese proceso transformo la manera en la que trabajamos. Personalmente creo que está pasando lo mismo con otras aplicaciones como WhatsApp, Slack, Trello y Telegram.
Tenemos tantas vías de comunicación abiertas que vivimos un exceso de información; esto domina el día a día de muchas personas creándoles una sensación de estrés. Sienten que todo el tiempo están detrás y la única manera de ponerse al día es trabajando muchísimas horas.
Es curioso pensar, que una herramienta considerada fundamental para la productividad nos esté haciendo menos productivos o eficientes. Desde mi punto de vista esto no tiene nada que ver con la herramienta, el problema – como ya mencioné – está en los hábitos y costumbres de trabajo. Porque si tomas un poco de tiempo y diseñas una estrategia para utilizar el email en lugar de que él te utilice a ti, el email puede ser un instrumento extraordinario para crear cosas importantes.
Antes de pasar a las ideas, tengo que decir que la rutina o estrategia de trabajo es completamente personal. Lo que funciona para una persona puede ser la ruina para otra. Por eso, como bien se dice en el libro, es muy importante tener una fórmula de trabajo particular que considere e incluya tus ritmos y tiempos de atención; un proceso que facilite las cosas. Es decir, un orden que haga que el trabajo suceda de una manera más natural.
Eso se puede conseguir estableciendo reglas muy claras, por ejemplo, no contestar emails antes de las 12 del día. Si estableces esto como una regla, poco a poco la gente con la que trabajas lo entiende y sabe que no va a tener una respuesta o solicitud de tu parte antes de la hora que determinaste. Por último, tienes que tener muy claro cuál es tu especialización, y trabajar exclusivamente en lo que eres mejor. Eso te evitará muchos líos y elevará tu nivel de eficiencia y productividad al máximo.
Ideas clave del libro “Un mundo sin e-mail”:
1. Si no dominas la bandeja de entrada, ella te domina a ti
La cantidad de información, proyectos y trabajo que maneja cualquier trabajador es impresionante.
Esto multiplica de manera exponencial la comunicación y mensajes que recibimos todos los días. En promedio, los profesionales de nuestros días pasan una tercera parte de sus horas de trabajo contestando correos electrónicos. Si a eso le sumamos otras actividades, como son las juntas o reuniones, podemos asegurar que hoy, el trabajo promedio tiene menos de 75 minutos efectivos para trabajo profundo y productivo al día.
El verdadero problema con esto es que cambiar constantemente de actividad pasa factura a la mente, porque enfocarse en la tarea nueva, consume energía y tiempo.
Entonces, cuando realizamos muchas cosas a la vez, terminamos tardándonos más de lo normal, y haciendo un trabajo de menor calidad.
Por eso podemos decir, que revisar el correo electrónico cada 6 minutos te hace menos productivo y eficiente de lo que realmente crees; contestar rápido, casi de inmediato, no significa que se está haciendo un buen trabajo, sino que la bandeja de entrada te domina en lugar de que tú la domines a ella.
Para resolver esto rápidamente, limita las veces que revisas tu correo electrónico. Cuando contestes emails invierte un poco de más tiempo para comunicar perfectamente lo que necesitas o la idea que quieres comentar. Esto evitará largas cadenas de malentendidos y te hará más efectivo.
2. Muchos emails no es sinónimo de eficiencia ni importancia
Existe la idea incorrecta de que las personas más ocupadas son más eficientes e importantes. Por eso hay quién es adicto a enviar correos electrónicos todo el tiempo. Esas mismas personas que quieren estar copiadas en todo porque piensan que comunicar sobre el trabajo, es lo mismo que hacerlo y ganar importancia.
Pero no, hoy es más valioso un profesional que tiene capacidad de análisis y enfoque para realizar una tarea que quien nada más está listo para comunicarla.
Comunicarse y, sobre todo, comunicarse con claridad es importante. Pero si lo que haces es ensuciar las conversaciones o inundar la banda de entrada de tus compañeros lejos de contribuir restas, y tu eficiencia e importancia muy pronto estará por los suelos.
3. Al correo electrónico, si no lo amas lo odias
Las consecuencias de trabajar de manera excesiva y poco enfocado van más allá de causar estrés, también tiene un impacto negativo en la satisfacción y el bienestar de los trabajadores.
Todos sabemos que profesionales poco satisfechos son menos productivos y eficientes, esto, sin duda perjudica los resultados de las compañías; cuando los empleados no están contentos se aburren, hacen trabajo de menor calidad y renuncian con mayor frecuencia.
En un estudio realizado por la universidad de Harvard, se midió el entusiasmo que tenía un grupo de trabajadores cuando trabajaba con todas las vías de comunicación bloqueadas por algún tiempo. Increíblemente, el entusiasmo se duplicaba cuando las personas sabían que no serían interrumpidas por mensajes de ningún tipo.
Desafortunadamente, la cultura laboral de nuestros días ha calado hondo en nuestro cerebro. Así que ahora para muchas personas, cuando ignoran por algún tiempo su correo electrónico, sienten que están descuidando una parte de sus relaciones y responsabilidades. Como resultado se ponen ansiosos, porque consideran que su seguridad laboral está en riesgo.
Es más fácil decirlo que hacerlo, pero tienes que encontrar una mejor solución que estar conectado todo el tiempo al correo electrónico, una más efectiva y productiva.
4. El secreto de la productividad y eficiencia es trabajar menos y tener mejores sistemas
Entre más tiempo inviertes en diseñar sistemas y reglas de trabajo, pierdes menos tiempo en resolver imprevistos y avanzas más rápido.
Este es el modelo de trabajo que diseño y perfeccionó Henry Ford en sus fábricas de autos. Automatizo el proceso de trabajo creando la línea de producción moderna, y al mismo tiempo introdujo la especialización. Así los trabajadores se dedicaban únicamente a una tarea, la dominaban y aceleraban el trabajo.
El problema es que hoy, el trabajo es mucho más creativo, y el sistema que funciona para una persona no funciona para otra. Una buena opción es la autonomía. Permitir a cada trabajador organizar su día y rutina de trabajo como mejor le parezca. Obviamente hay cosas que se tienen que cumplir, resultados que se tiene que alcanzar y para ello es importante colaborar y llegar a acuerdos. Pero entre más libres y autónomos sean los trabajadores, son más productivos.
5. Los emails bien redactados, un súper poder de la eficiencia
Uno de los problemas más graves del correo electrónico es que es poco personal, y que depende mucho de la redacción para comunicar correctamente una idea.
El email es una herramienta muy potente si se utiliza de manera inteligente. Pero es importante dedicar el tiempo adecuado a la redacción de un mensaje.
Asegúrate que el título del email comunique exactamente de lo que se trata. También es importante que se dirija a una persona, porque cuando es colectivo se presta a la confusión, pues nadie se hace responsable de contestar y peor aún, de hacer el trabajo.
Antes de enviar cualquier email, revísalo dos veces. Procura leerlo en voz alta y asegúrate que tiene incluida la fecha en la que necesitas una respuesta.
De la misma manera, si es a ti a quien solicitando algo, responde brevemente para informar cuando tendrás la información completa.
La solución para aprovechar la herramienta del email al máximo es enviar menos mensajes, pero mejor redactados. Es mejor invertir tiempo en escribir el mensaje perfecto, en lugar de enviar muchos emails de manera rápida que no resuelven nada.
6. Zapatero a tus zapatos
Cuando las computadoras personales se introdujeron por primera vez al trabajo en la década de los 80, todo el mundo pensó que sería más productivo. Curiosamente hacemos más trabajo, pero los niveles de eficiencia y productividad apenas se han elevado.
Hoy nos ocupamos de muchas más tareas, incluidas cosas en las que no somos expertos. Por ejemplo, hoy casi todo el mundo hace trabajo administrativo, y dedica una porción importante de su tiempo a tareas que alguien podría hacer de manera más rápida y eficaz.
Adoptar el principio de la especialización es fundamental si se quiere ser eficiente. Dedicarse exclusivamente a tareas en las que se puede aportar más y agregar valor es muy importante.
Obviamente para que esto suceda se necesita más apoyo de personal administrativo que se encargue de ese tipo de tareas, y muchas veces no es económicamente viable contratar a más personas, entonces buscar la ayuda de un asistente virtual es una opción.
Si valoras tu tiempo y trabajo, te darás cuenta que resulta más caro dedicar tiempo a tareas en las que no aportas mucho que contratar ayuda que resuelva esa parte.
Conclusiones:
Es una realidad, la proliferación del correo electrónico, y otros sistemas de comunicación instantánea han sobrecargado la cantidad de trabajo que hacemos, pero no han multiplicado nuestra productividad.
Muchas personas trabajan largas horas únicamente para contestar mensajes que a la larga no llevan a ningún lado, pero les causan estrés y una sensación de insatisfacción.
Pero también hay que reconocer que el correo electrónico puede ser una herramienta muy valiosa si se utiliza de manera inteligente.
Algunas cosas que puedes hacer para aprovecharlo mejor son; enviar menos emails pero mejor redactados, limitar tu uso del email a 2 o 3 veces por día, incluso, crear una segunda cuenta de correos únicamente para solicitudes o cosas personales no urgentes que no revisas diario. Las posibilidades son muchas si dedicas un tiempo para diseñar un protocolo y algunas reglas personales para utilizar el correo electrónico.
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