Nunca tenemos tiempo suficiente para todo lo que queremos hacer. Y lo peor de todo es que para lo que no tenemos tiempo es para las cosas que nos gustan más.Podemos buscar ayuda, delegar algunas cosas y así tener un poco más de tiempo libre o tiempo para nosotros, para nuestros gustos. Pero en realidad, es imposible tener más tiempo.
Por eso, lo mejor que podemos hacer es utilizar muy bien el tiempo que tenemos, sacarle todo el provecho, cumplir con las obligaciones y hacer más de las cosas que nos hacen sentir bien.
Hoy te voy a compartir una pequeña guía de 5 pasos para que manejes y utilices el tiempo como un campeón.
Eso te va a ayudar a:
- Elevar la calidad de tu trabajo
- Conseguir objetivos más importantes
- Bajarle al estrés
- Tener tiempo para el trabajo estratégico y las cosas personales o profesionales que te gustan más.
¿Cómo ser más productivo?
Cuando buscas en Google o en Chat GPT cómo ser más productivo, lo más probable es que la información que encuentres se refiera al manejo del tiempo o time management, como se dice en ingles. Por favor, no hagas caso de eso, es una trampa. El tiempo no se puede manejar, corre igual para todos y nadie lo puede detener.
Lo que tenemos que aprender es a utilizarlo muy bien, ese es el secreto de las personas más eficientes, que por lo general son las más exitosas. Y la clave para utilizar bien el tiempo es manejar tu atención, energía y enfoque para aprovechar muy bien cada minuto que tienes. Por eso la guía que te voy a compartir tiene estrategias, herramientas o tecnología y hábitos personales. Porque es una suma muy sencilla de todo esto lo que se necesita para utilizar y aprovechar tu tiempo como un maestro.
1. Identifica prioridades
Lo primero; perdón, pero voy a ser un poquito insistente con esto. Lo primero, primero, primero que se tiene que hacer para utilizar el tiempo de manera correcta es aprender a identificar lo que es importante de lo que no. Si trabajas mucho, y terminas muchas tareas que no son importantes, lo único que vas a conseguir es devaluar el valor de tu tiempo y la calidad de tu trabajo. Puedes hacer muchas cosas, pero a la vista de la gente influyente vas a ser un profesional de medio pelo. Cumplidor, pero mediano.
Para mi, la mejor manera de identificar las tareas es utilizar la estrategia y tabla Eisenhower que desarrollo Stephen Covey.
Él divide las tareas en 4
- Importantes y urgentes. Cosas que se tiene que hacer cuanto antes.
- Importantes, pero no urgentes. Son tareas importantes para tu estrategia general, pero no requieren terminarse de inmediato. Estás tareas son muy importantes porque definen tu estrategia y visión de medio y largo plazo. La recomendación es pasar la mayor parte de tu tiempo trabajando en estas tareas.
- Urgentes, pero no importantes. Estas tareas no deben modificar tu agenda, son distracciones que no marcan diferencia, Si tienes un equipo son tareas que tienes que delegar.
- No urgentes ni importantes. Son cosas sin valor, que no deben molestarte.
Las prioridades son las cosas que no puedes delegar, pero no porque no quieres que alguien más las haga, sino porque son las acciones que marcan diferencia y el destino de tu carrera.
2. Haz una lista de objetivos
Mucha gente le llama lista de tareas o to do list, a mi me gusta llamarle lista de objetivos. Las tareas son cualquier cosa, los objetivos son acciones importantes que te ayudan a conseguir resultados. Yo recomiendo tener una lista de objetivos diarios, semanal y mensual. Estás listas se tiene que organizar por importancia. Obviamente primero las prioridades.
No tengas más 5 prioridades al día, nadie puede tener bien más de 5 cosas. Y para organizar esta lista, no importa si utilizas una aplicación en el celular o un cuaderno, (de eso vamos a platicar en el punto 4), la clave es no tener una lista enorme de cosas que no son prioridades y nada más chupan el tiempo como un vampiro chupa la sangre. Así que una lista pequeña con las verdaderas prioridades, y por último, acostúmbrate, oblígate, haz lo que sea necesario para que todos los días, al final de la tarde, organices la lista de objetivos del día siguiente, empezando con las cosas más importantes. Este es un hábito del que también hablaré más adelante.
3. Organiza tu agenda
Que no se te ocurra empezar un día sin tener una agenda detallada de lo que tienes que hacer. La única manera de aprovechar bien el tiempo es con organización y enfoque. Tú tienes que decidir que es importante y cuánto tiempo le tienes que dedicar. Tu agenda tiene que ser tan clara, que si yo la veo inmediatamente me doy cuenta cuáles son tus prioridades.
Tu energía y enfoque tiene que estar puesto en las tareas prioritarias, por eso tienes una lista de objetivos, y una agenda, para saber en qué momento y por cuanto tiempo vas a trabajar en cada cosa. Si no es una prioridad no tiene que estar en tu agenda. Mucho ojo, no estoy diciendo que no hagas nada más, lo que digo es que trates las prioridades como eso, como algo muy importante y lo demás como un relleno. Por ejemplo. Puedes bloquear dos espacios de 15 minutos, uno en la mañana y otro en la tarde para contestar emails.
El email no debe ser una distracción, tienes que atenderlo, pero no tienes que interrumpir algo importante para contestar un mail que no es prioridad. Después de un tiempo la gente se acostumbra, sabe que respondes dos veces al día y espera a que aparezcas.
La agenda ayuda a eliminar distracciones, te facilita decir que no a los favores de último momento -que nada más rompen el ritmo de trabajo-, pone límite a las tareas menos importantes y ayuda a agrupar las tareas del mismo tipo. Por ejemplo, si tienes que hacer pagos a proveedores, te programas, y lo marcas en tu agenda, todos los pagos se hacen un día y te olvidas de eso por una semana.
Así que organiza tus días alrededor de las prioridades, deja un pequeño espacio para emergencias y cosas de rutina y agrupa tareas del mismo tipo. Esto ayuda mucho porque no interrumpes el ritmo de trabajo.
4. Sigue una rutina de trabajo
Mucha gente dice que tener una rutina en el trabajo es aburrido, yo digo que quien se aburre en el trabajo es una persona aburrida que hace cosas que no le gustan. Además, el objetivo de la guía que estamos viendo hoy es hacer el trabajo muy fácil, para aprovechar el tiempo al máximo y tener más tiempo libre para las cosas que te gustan más y que en teoría tiene que ser divertidas.
Aquí es donde entran en juego los hábitos. Los hábitos pueden ser muchas cosas, y cuando los desarrollamos y aprovechamos, son una rutina o sistema tan aprendido y memorizado que puedes hacer algunas cosas casi de manera automática, sin perder tiempo ni gastar mucha energía. Diseña una rutina que funcione, te mantenga motivado y a tiempo con las cosas que tienes que terminar.
Mi hábito para informarme
Para ahorrar tiempo yo nunca leo noticias en Internet. Porque internet está diseñado para que pierdas el tiempo. Una noticia siempre tiene varios enlaces, si haces click en uno vas a otra noticia y así te sigues hasta que perdiste medio día leyendo cosas que de entrada no necesitas. Yo tengo el hábito, de leer noticias e información que necesito en newsletters. Es muy buenísimo y práctico, tengo todo en mi bandeja de entrada y lo hago cuando yo quiero.
Ese es un buen hábito para estar informado y ahorrar tiempo, leer newsleters. Por eso yo también hago un newsletter. Se llama Las 5 razones. En el comparto una idea y 5 razones, estrategias o herramientas para utilizarlas y hacer mejor tu trabajo. Si quieres suscribirte para recibirlo todos los viernes, visita inconfundiblmente.com
5. Aprovecha la tecnología
Vivimos una época única en cuestión de herramientas, aparatos y aplicaciones para facilitarnos el trabajo. Tenemos miles de opciones, muchas muy buenas, pero hay una razón por las que deje esto al final. La tecnología ayuda, pero no puede hacer el trabajo, si no has seguido los primeros 4 pasos de nada te va a servir tener la mejor computadora, celular o aplicación.
De la misma manera que utilizar los mismos zapatos que Messi no te harán jugar como él, la tecnología no sirve de nada si no tienes bien identificadas tus prioridades, tienes muy claros tus objetivos del día, trabajas siguiendo una agenda y tienes buenos hábitos y rutinas de trabajo. Por eso, en cuestiones de tecnología yo digo que menos, es más. Ósea, tener pocas aplicaciones o gadgets para manejarlos bien y sacarles todo el jugo.
Lo básico es tener una aplicación en el celular o computadora para escribir tus objetivos, puede ser cualquiera, yo utilizo Todoist, pero hay muchas. También tener una aplicación para manejar tu agenda, la nativa del calendario que tienen todos los celulares funciona, y ahora, yo recomiendo empezar a utilizar ChatGPT o Gemini para buscar información en internet, ayudarte a redactar emails o documentos y hacer resúmenes de textos largos que tienes que leer. Por lo pronto con eso estás cubierto. Si manejas eso bien, puedes pasar a un segundo nivel, información que veremos en otro video.
Conclusiones:
El tiempo no se maneja, se aprovecha o se desaprovecha. Utiliza esta guía de 5 pasos para manejar tu tiempo y atención, y así aprovechar al máximo tu tiempo. Si ya lo estás haciendo, quiero decir aprovechar el tiempo al máximo y lo haces de otra manera, por favor envíame un mensaje para aprender como lo estás haciendo.
Muchas gracias por acompañarme en este programa. Nos vemos pronto en otro, hasta entonces, se inconfundible.
