Una de las razones principales por la que los proyectos fallan o se retrasan es el no saber distinguir entre tareas y proyectos a la hora de organizar nuestra agenda, calendario o lista de pendientes.
Es muy común que con nuestro ritmo acelerado de trabajo, concentremos todo bajo una misma lista o agenda, sin mayor criterio u orden. Esto genera un problema porque resulta casi imposible administrar nuestro tiempo cuando tenemos todo en un mismo plano. No tenemos claro qué recursos necesitaremos para cada cosa y qué tiempos hay que contemplar, ni podemos visualizar las tareas bajo criterios de prioridad ni en orden de ejecución.
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Proyectos y tareas, ¿cuál es la diferencia?
Es imprescindible poder distinguir entre proyectos y tareas para organizarnos y planificar bien.
Tareas
Las tareas son acciones concretas y claras, sin demasiados pasos. No toman mucho tiempo, ni están compuestas de partes más pequeñas.
Ejemplo de tareas:
- Un informe sencillo que envías regularmente
- Reportarte a llamadas telefónicas
- Revisar y corregir un documento
- Responder emails
- Pagos o trámites administrativos
Proyectos
Los proyectos no son acciones individuales, sino metas, acciones o responsabilidades más completas que están compuestos por dos o más tareas que deben cumplirse para que el proyecto pueda darse por finalizado.
Habrá proyectos sencillos que consten de dos o tres tareas concretas, y proyectos más complejos que impliquen varias o muchas, y que generalmente tendrán que hacerse en orden secuencial.
Ejemplo de proyectos:
- Propuesta de servicios para un prospecto de cliente
- Presentación para el reporte semestral de resultados
- Un artículo o ensayo que requiere investigación y documentación
- Organizar la convención de ventas
- Diseño del website de tu cliente
A la hora de organizarnos, lo primero es dividir al máximo cada proyecto en todas las tareas que se requerirán para concretarlo, y que cada una de ellas tenga fecha de entrega, al menos estimada.
La meta es que cada proyecto quede abierto en las partes más pequeñas posibles, es decir, en las tareas más sencillas, concretas y claras que puedas definir.
Esto es clave porque, si en tu planificación de día a día no tienes visibilidad a las tareas individuales que requieren los proyectos grandes, te será muy complicado lograr avances. Es una receta segura para la procrastinación.
Por ejemplo, en vez de poner en tu lista de pendientes: “Planear comida de fin de año”, tendrás que dividirlo en:
- Ver opciones de salones
- Contratar comida y bebida
- Contratar grupo musical
- Hacer lista de reconocimientos anuales
- Comprar premios para rifa
- Asignar mesas y asientos
- etc.
El papel de la anticipación para planificar adecuadamente
Los proyectos no surgen de hoy para mañana, normalmente tenemos cierto tiempo para trabajar en ellos, con lo cual lo mejor es desde el primer momento hacer esta división lo más minuciosa posible de las tareas individuales que involucra el proyecto, cuáles se deben hacer en orden secuencial y cuáles pueden hacerse en paralelo.
Cuando algunas tareas parezcan muy grandes o ambiciosas, seguramente podrán dividirse en partes más pequeñas, para que sean más digeribles y con una acción definida.
De este modo podrás distribuir en el tiempo, en qué semana y en qué días, deberás ir haciendo las tareas asociadas con los proyectos. Así podrás ir avanzando a buen ritmo y no te caerá de golpe todo encima sobre la fecha límite, cuando a veces ya es demasiado tarde.
Igualmente, tendrás varias o muchas tareas que no formen parte de un proyecto, cosas sueltas que debes de contemplar en tu planeación.
El objetivo final es que únicamente programes en tu agenda o lista de pendientes las tareas, esas acciones claras y definidas en las que no dudarás a la hora de entrar en acción.
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No te preocupes si te sientes confundido al principio, es normal. A mí me ha llevado varios años, pero conforme uno avanza en el proceso y perfecciona su sistema personal, las cosas son más fáciles. La cantidad de trabajo no suele bajar, pero ayuda enormemente la claridad que uno adquiera para organizarse y salir adelante con todo.
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