Hola, bienvenidos a inconfundibleMENTE, son Julio Muñiz. ¿Alguna vez te has preguntado qué harías con 5 o 10 horas extras a la semana? ¿No sería una maravilla? Aquí te cuento mis hábitos para ganar 10 horas por semana.
(Versión en video)
En términos laborales es como tener un día extra que no tendrías que trabajar. Piénsalo un momento, un día más para hacer lo que quieras. ¿Qué harías? ¿cómo lo aprovecharías? Nunca hay tiempo suficiente para el trabajo y todo lo queremos hacer. Así que tener un día más para hacer lo que quieras, sería toda la diferencia.
Hábitos productivos para ganar horas
Hoy te voy a enseñar cómo hago para terminar mis prioridades en el trabajo, y ganarle horas a la semana, prácticamente tener un día más para hacer las cosas que me gustan me hacen sentir bien. Organizar tus tareas, ser eficiente para aprovechar el tiempo, es muy fácil, pero tiene una pequeña trampa.
La trampa es que no tiene nada que ver con la inteligencia, las aplicaciones de productividad en tu teléfono o la fuerza de voluntad; todo es cuestión de hábitos. Si no tienes hábitos productivos, puedes tener la mejor intensión, saber absolutamente todo sobre tu trabajo, pero no vas conseguir nada, porque te la pasas de una cosa a otra sin hacer trabajo de importante.
La solución para tener una agenda eficiente y no volverte loco es desarrollar unos cuantos hábitos que te ayuden a ahorrar tiempo y trabajar de manera más eficaz.
¿Cuáles son los beneficios?
Algunas personas piensan que tener una rutina de hábitos es aburrido. Eso es cierto, pero sólo le pasa a las personas aburridas. Si tú desarrollas hábitos productivos la vas a pasar bien y tener muchos beneficios.
Entre otros:
- Cumplir con las tareas importantes de manera eficiente.
- Reducir el estrés y el tiempo que se pierde en tonterías.
- Ahorrar horas de trabajo que puedes invertir en lo que más te gusta.
Mis hábitos para ganar 10 horas por semana
Se calcula que menos del 1% de personas económicamente activas tiene hábitos productivos. Es muy lógico, porque ya sabemos que nunca se nos enseña a desarrollarlos, así que si quieres tener hábitos productivos, los tienes que aprender tú. Estos son los hábitos productivos que desarrolle para ahorrar hasta 10 horas de trabajo a la semana.
1. Aprovechar el multitasking productivo
El multitasking tiene muy mala fama, pero yo creo que no se la merece. Muchos expertos en productividad dicen que es imposible hacer dos cosas al mismo tiempo. Pero también hay quién dice que sí se pueden siempre y cuando una se haga de manera automática. Por eso es que podemos caminar y hablar por teléfono, manejar y cantar, etc.
Lo que es cierto, es que es imposible hacer al mismo tiempo dos cosas que requieran de actividad cognitiva; por ejemplo, analizar o comprender, pero si una de las actividades se hace de manera semiautomática, si se puede hacer otra actividad al mismo tiempo.
Así que decidí de manera deliberada hacer multitasking productivo. Esto parece una contradicción, pero es posible si escoges bien las actividades que haces al mismo tiempo. Por ejemplo, yo aprovecho el tiempo que estoy haciendo ejercicio para escuchar un libro.
Antes escucha música o las noticias, y mi tiempo de lectura era por la noche, así que además del tiempo invertido en el ejercicio, tenía que sumar a mi agenda por lo menos 5 horas para leer. Ahora, haciendo las dos cosas al mismo tiempo me ahorro por lo menos 7 horas a la semana.
Todos los días de la semana hago por lo menos una hora de algún tipo de ejercicio y aprovecho para escuchar un audiolibro. No confío en mi memoria, así que cuando algo me llama la atención hago una nota en el teléfono o me mando un email utilizando el reloj. Así es como logro leer por lo menos 40 libros al año, y ahorrar muchas horas de trabajo.
Piensa cómo lo puedes hacer tú, si no es mientras haces ejercicio, puede ser cuando estás manejando o en el transporte de camino a la oficina. Este hábito tiene otra ventaja, me pone de buen humor y me carga de mucha ejercía, generalmente cuando escucho libros se me ocurren cosas, así que empiezo el día con más energía y creatividad.
2. Trabajar en bloques de concentración
Uno de los retos más grandes de los últimos tiempos, es mantenerse enfocado. Además de trabajar en varios proyectos al mismo tiempo, el día está lleno de posibles distracciones. El problema de saltar de una actividad a otra diferente de manera inmediata, o interrumpir lo que estamos haciendo y empezar otra vez, es que el cerebro necesita por lo menos unos minutos para reajustarse y volverse a enfocar lo que estamos haciendo.
Esta es la razón por la que terminas los días muy cansado, sientes que hiciste mucho trabajo, pero cuando revisas te das cuenta de que hiciste muchas cosas, pero muy pocas verdaderamente productivas. Trabajas, trabajas y trabajas, pero no avanzas a gran velocidad. La verdad es que, si no estás enfocado, recibir un mensaje, una llamada o cambiar de actividad te hacen perder mucho tiempo.
Para no saltar de una actividad a otra completamente diferente y perder tiempo, lo que yo hago es trabajar en bloques de concentración. Reviso el correo electrónico solamente dos veces al día. Cuando lo hago me concentro y no hago nada más, así puedo contestar todos los correos que tengo pendientes y olvidarme de eso por muchas horas. Pero lo más importante es que agrupo el trabajo del mismo tipo para trabajar en bloque.
¿Cómo funciona esto?
Hago trabajo del mismo tipo, aunque no se necesite de manera inmediata. Por ejemplo, no escribo guiones para programas todos los días. Lo hago un solo día de la semana, así bloqueo unas cuantas horas y puedo terminar dos o tres guiones. Hago lo mismo para grabar, para investigación, etc.
¿Cómo lo puedes hacer tú? Para empezar, este es un buen ejercicio, si tienes tarjetas de crédito o servicios como el agua, internet o televisión de cable, acostúmbrate a hacer todos los pagos vía internet y hacerlo una sola vez al mes.
No tienes que pagar todo el mismo día, lo que tienes que hacer es programarlos pagos y olvidarte de eso todo un mes. Parece algo insignificante, pero cuando sumas el tiempo que toma hacer cada pago, en verdad estás hablando de tiempo valioso que se puede invertir en algo mejor.
3. Alinear tareas y prioridades
Completar cualquier tarea sin importar su prioridad nos hace sentir bien momentáneamente. Por eso tendemos a hacer las tareas más fáciles sin importar si son importantes o no. Pero, el secreto para avanzar en el trabajo es hacer cosas importantes.
Yo estoy seguro de que nunca voy a terminar un día sin pendientes, siempre dejaré cosas para mañana, el secreto es que lo que se queda pendiente para mañana no sea lo más importante.
Todas las noches tomo unos cinco minutos para alinear mis tareas del día siguiente con las prioridades que tengo, y defino 2 cosas, nada más dos tareas que no puedo dejar para después. Así es como ordeno mi lista de tareas, en base a prioridades, todo lo demás puede esperar.
Conclusiones:
Los hábitos no sustituyen a las habilidades, pero te ayudan a aprovecharlas. Son el secreto de una vida balanceada y hacer trabajo como pocas personas hacen. No desarrolles los hábitos que todo el mundo dice que tienes que tener, crea los hábitos que necesitas para vivir como se te antoja.
