Si bien el concepto “manejo del tiempo” es de lo más difundido cuando se habla de productividad, la realidad es que técnicamente no es factible. El tiempo en no puede manejarse como manejamos los otros recursos, porque no es posible alterarlo o manipularlo.
Todos tenemos las mismas 24 horas al día, la diferencia es cómo logramos trabajar con el tiempo, en combinación con la energía y atención que tenemos cada día.
La idea del equilibro de T.E.A.
Esta idea de integrar el concepto tradicional del manejo del tiempo al de la energía y atención ha cobrado mucha relevancia con psicólogos y especialistas de productividad en años recientes. El equipo de Asian Efficiency, uno de los blogs más destacados en temas de productividad personal y eficiencia, acuñaron el término “TEA framework” o método TEA, haciendo referencia a las iniciales de Time, Energy, Attention (que en español igualmente son las mismas, Tiempo, Energía y Atención).
En resumen, lo que argumentan es que uno debe conocer su reloj biológico o ritmos circadianos, que son los cambios físicos, mentales y conductuales que siguen un ciclo diario, respondiendo principalmente a la luz y la oscuridad. Estos ritmos circadianos son los que nos llevan a lo largo del día por distintos estados de energía, ánimo, enfoque, atención, etc.
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¿Por qué alinear nuestro ritmo de trabajo bajo el equilibro T.E.A.?
Sería tonto -o ingenuo- pensar que podemos trabajar con el mismo nivel de enfoque, energía, concentración y resistencia durante el día entero. El que lo haya intentado y lo logre tal vez tenga genes de robot. Es perfectamente normal que nuestros niveles de atención y energía oscilen durante el día, y varían de acuerdo a la persona.
Con lo cual, es importante aprender a diseñar nuestras jornadas de trabajo conociendo nuestros ciclos naturales, logrando un buen equilibro entre tiempo, energía y atención (el equilibro T.E.A.). De lo contrario, la olla express va a explotar tarde o temprano.
Cuando no existe ese equilibro, nos enfrentamos a uno de estos escenarios, que todos hemos vivido:
- Cuando tienes energía y atención, pero no tienes tiempo, te sientes agobiado. Las tareas y pendientes te sobrepasan y te sientes en caos.
- Cuando tienes energía y tiempo, pero no tienes atención, te sentirás distraído. No avanzarás de forma concreta en tus actividades por más tiempo que tengas, porque la mente está dispersa.
- Cuando tienes tiempo y atención, pero no tienes energía, te sentirás exhausto. De nada sirve tener tiempo y voluntad de poner atención, si tenemos las baterías agotadas. No habrá forma de avanzar aún queriendo.
¿Cómo logro ese equilibrio?
Analiza tus horas más productivas y programa tus actividades y tareas en base a eso
Cuando uno va conociéndose mejor sabiendo cómo funciona su reloj biológico, puede sacar mejor provecho de las horas donde se es más productivo. Por ejemplo, para mí, las mejores horas de trabajo profundo son entre 10:00 AM y 1:00 PM, y es cuando hago lo posible por programar las sesiones de trabajo que involucra planeación, enfoque y creatividad.
Luego por la tarde, después de comer, mi nivel de energía tiende a bajar, y hago un poco de trabajo más administrativo o mecánico. Al final de la tarde hacia las 5:00 PM tengo otro pico de energía y aprovecho para el último “sprint” de concentración del día de trabajo.
Mantén buenos niveles de energía mediante la alimentación correcta y actividad física
Si uno desayuna un café y un pan, o un jugo, o simplemente no desayuna, es muy posible que no inicie la mañana de trabajo con el nivel más alto de actividad mental. Nuestro organismo requiere ciertos niveles de los nutrientes básicos: glucosa, proteínas, lípidos, vitaminas, minerales y, muy importante, hidratación adecuada.
Tampoco te extrañe que si no comes bien -o si comes demasiado pesado- tu cuerpo no esté en condiciones ideales para trabajar por la tarde.
El ejercicio es otro elemento clave para mantener al cuerpo y la mente funcionando en armonía. La actividad física de moderada a fuerte ayuda a que la sangre circule, a elevar el ritmo cardiaco, a activar nuestro sistema inmunológico.
No caigas en el multitasking
La idea de que uno puede hacer muchas cosas al mismo tiempo no es un mérito para el currículum, es un mito que se ha ido destronando en años recientes. Si estás constantemente saltando de una actividad a otra sin descanso, es síntoma de mala organización y de falta de eficiencia.
Hablar por teléfono mientras respondes un email, o preparar el reporte de ventas mientras chateas en whatsapp, son recetas para errores seguros. Está comprobado que el nivel de atención en más de dos cosas a la vez no es real. Tal vez podamos hacer más de una cosa que no requiera cierto nivel de concentración, pero si son actividades que requieren enfoque, hacer más de una cosa bien no es factible. Muy pocas mentes pueden funcionar así.
Es mejor apegarte a programar tus tareas y actividades en bloque, por tipo de acción, y verás cómo trabajas de forma más eficiente.
Image by Devanath from Pixabay
Espero que estos consejos sencillos te ayuden a planear mejor tus días de trabajo. Entiendo que no todos podemos planear y disponer al 100% de nuestro tiempo de trabajo, pero en la medida de lo posible hacer esos ajustes hace toda la diferencia.
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