Calendario o lista de tareas ¿qué debo usar para ser más productivo? Mi sugerencia es: ambos.

Cuando se trata de organizarnos para ser más eficientes y productivos, las opiniones se dividen en qué usar para manejar nuestros pendientes, proyectos y tareas.

Yo soy partidaria de usar ambos medios para planificación: calendario (o agenda) y lista de tareas (o gestor de proyectos). No pretendo complicar el tema, pero especialmente cuando eres una persona que tiene varios o muchos proyectos -tanto personales como de trabajo- no he encontrado mejor forma de organización que esta combinación.

(versión video)

Por qué y cómo uso calendario y lista de tareas

Lista de tareas

Formato variable pero ingredientes esenciales

El formato varía de acuerdo a las preferencias personales. Lo ideal es en un medio digital, como los gestores de tareas Microsoft To-Do, Todoist, Things, u Omnifocus -que es una app compleja pero super dotada-, o incluso apps de notas como Evernote. Esto te permitirá poder sincronizar entre tus dispositivos y computadora, y siempre tener al alcance tus tareas y proyectos aunque no estés en tu escritorio.

Lo esencial de estas apps o plataformas es que cuenten con manera de fechar las tareas, y un formato flexible para capturar todo tipo de listas, información e incluso enlaces, imágenes o archivos adjuntos.

Objetivo: capturar TODO lo que debes hacer

La meta de tu lista de tareas es que incluya absolutamente todo lo que debes hacer, tanto en tus proyectos personales como de trabajo. No confíes nada a la memoria, tu lista de tareas debe ser el único medio donde vacíes todo lo que vaya surgiendo cada día relativo a tus proyectos y responsabilidades que tengas.

Debes hacerte la costumbre de que todas aquellas ideas sueltas que se desprenden durante el día, en una reunión o en una llamada, y que impliquen una acción de tu parte, deberán vaciarse cuanto antes a tu lista de tareas. Destina unos minutos al final de tu día para recopilar esto y evitar que terminen tus pendientes desperdigados en post-its, cuadernos distintos o servilletas.

No programes proyectos sino tareas

Una de las principales causas por las que no cumplimos nuestra lista de pendientes del día es porque muchas de ellas no son tareas, sino proyectos disfrazados de tareas. Con esto me refiero a que los proyectos son “piezas más grandes” que deben dividirse en las piezas (o tareas) más pequeñas posibles, con sus distintos tiempos estimados, plazos y demás.

Para más detalles de cómo dominar este proceso, visita esta nota.

No uses tu correo electrónico como lista de tareas

Mucha gente tiende a usar su bandeja de correo como lista de pendientes. Llegan a su computadora en la mañana y abren el correo buscando a quién tienen que contestar, qué información les mandaron, qué les están solicitando, etc. Este enfoque tan nocivo ocasiona que otras personas dicten la agenda de tu día, y por ende, dejas para última hora (o para nunca) lo que en verdad tenías que hacer.

Si hay temas urgentes que atender en el correo, destina bloques de tiempo fijos durante cada día (idealmente no más de dos o tres) para poder responder cosas cortas, archivar, borrar o delegar. Si hay correos que demandan respuestas mucho más elaboradas o generan proyectos adicionales, debes negociar plazos de respuesta. Evita al máximo que te manejen a base de urgencias. La gente se malacostumbra muy rápido a estos vicios que genera el mal manejo del email.

La lista de tareas es “hija” de tu calendario

De nada sirve crear una lista de tareas maravillosa y ambiciosa, si no está relacionada con tu calendario. Éste te va a indicar qué espacios y bloques de tiempo tienes durante el día, y será la manera en que verás con cuánto tiempo efectivamente cuentas para planificar tus tareas de cada día.

Por ejemplo, si un día tengo cita médica por la mañana, luego una reunión de trabajo, y en la tarde tengo únicamente tres horas de tiempo para sentarme a trabajar, tendré que programar mis tareas del día acorde a ese tiempo disponible.

Este punto nos lleva ahora a hablar del calendario:

Calendario

Photo by Bich Tran from Pexels

Principal ventaja: el componente visual

Ya sea en papel o en digital, un calendario o agenda tiene el formato que nos dará la visibilidad de nuestros días, y de la carga de actividad que tenemos en cada uno. Igualmente, permite tener a golpe de vista la semana o incluso el mes completo.

Recomiendo usarlo en formato digital (como calendario Google, o el de Apple), simplemente por la facilidad de poder sincronizar la información entre tu computadora y tus dispositivos. Los calendario de escritorio, agendas o planners en papel pueden ser hermosos, salvo cuando tienes el reto de cargarlos contigo fuera del escritorio.

El calendario debe unificar tanto tu vida personal como profesional. No tiene sentido tener calendarios separados, salvo que tengas el don de la ubicuidad y puedas manejarte en dos agendas paralelas.

Uso ideal: agendar compromisos fijos y bloques de tiempo

El calendario debe ser amigable a la vista. Esto quiere decir que debe mostrar la información de forma clara y fácil de seguir. Un calendario con espacio escaso para escribir o que no muestra claramente los días y sus horas no te funcionará.

En nuestro calendario debemos programar únicamente las actividades con horario, es decir: llamadas, reuniones, citas y otros compromisos con hora de inicio y final. Igualmente, yo uso el calendario para programar los bloques de tiempo que necesito para trabajar en los distintos proyectos y tareas activos.

Por bloques de tiempo me refiero a lapsos desde 30 hasta 90 o incluso 120 minutos para trabajar en planificación de proyectos, tareas administrativas, creación de contenido, llamadas telefónicas, gestión de emails, etc. Deben ser bloques “genéricos” de tipo de actividad. Lo que NO se debe programar en el calendario son tareas específicas o pendientes sueltos, ya que eso saturaría el calendario y complicaría demasiado mantenerlo actualizado.

Condición #1 para que tu calendario funcione: debes respetarlo

Si tú no respetas tu calendario, ¿quién lo va a hacer? Lo más común es que la gente respete las citas que tiene con otras personas, pero no siempre hace lo mismo con los compromisos que tiene consigo mismo. Es decir, así como vas a presentarte a la cita con tu cliente, o a una llamada conferencia telefónica, así también debes ser firme cumpliendo las actividades que programaste en tu calendario, como los bloques de trabajo de tus proyectos.

Claro, debe haber cierta flexibilidad, pero el exceso de la misma provoca que tengamos un calendario que no cumple su propósito. Si ves que estás teniendo problemas para cumplir lo que marca tu calendario, es hora de que revises por qué esa resistencia y revises tu proceso de planificación desde el origen.

Consejo: dejar márgenes de tiempo y no saturar

Si uno programa citas, llamadas, compromisos y bloques de tiempo de trabajo pegados, uno tras de otro, corre el riesgo de que el más mínimo movimiento en los tiempos tire por la borda su día ideal.

Debemos ser conscientes cuando programamos nuestros compromisos y pendientes. Hay que estimar de la forma  más realista posible los tiempos que nos lleva hacer las cosas. De nada sirve saturar y dejar tiempos demasiado justos, si sabremos que hay gran riesgo de que nos excedamos en los tiempos.

Es mejor tener esos pequeños espacios de “aire” entre citas, llamadas y bloques de trabajo para poder respirar, tomar un café y despejar la mente.

Conclusión

Esta es la forma en la que me organizo, mi calendario y lista de tareas son interdependientes.

Cuando programo mis pendientes y tareas por anticipado mi revisión semanal, repaso la lista que tengo “en borrador” para cada día y, considerando el tiempo que me llevará hacer las cosas, programo en el calendario los bloques de trabajo.

Si en el calendario o agenda ya tengo programadas citas, reuniones o llamadas con horario fijo, tengo que evaluar si con las horas restantes de trabajo me alcanzará para terminar las tareas asignadas para cada día. De lo contrario, depuro y reorganizo como haga falta. Dejo espacios razonables como margen de protección, sabiendo que siempre se presentan  imprevistos.

Además de la planificación semanal, cada día al final de la jornada de trabajo hago una revisión más rápida y organizo el día siguiente. Con la práctica, esta revisión diaria no debe llevarte más de 10-15 minutos.

Es un arte tan personal que cada quien tiene que ir ajustando su proceso de acuerdo a sus necesidades particulares y preferencias.

Espero que estos consejos de organización te sirvan. Comparte la nota con quien sientas que le vendría bien un poco de información al respecto ?

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