Creo que la mayoría de nosotros vamos a estar de acuerdo en esto. Al día no le vendrían mal un par de horas más, pero no para trabajar, ya se trabaja de más. Estas horas extras deberían ser dedicadas a lo que nos gusta más, que en estricto sentido también deberían ser las horas más productivas del día, porque lo que más nos gusta tiene que ayudarnos a crecer personal y profesionalmente. ¿Quieres saber cómo tener más tiempo productivo en 2023?
Obviamente no es posible sumarle más horas al día, el día tiene las horas que tiene y desafortunadamente con eso casi todo el mundo está atrasado en el trabajo y, ni que decir, de lo personal.
(Versión en video)
Entonces, ¿qué se puede hacer para tener más tiempo para lo que nos gusta más?
Fácil, aumentar el tiempo productivo durante el día, pero sobre todo, ser muy eficiente cuando se está trabajando.
Ya sé lo que vas a pensar, me lo dicen muchas personas, “voy a dormir menos, voy a empezar el día más temprano”. Empezar el día temprano es buenísimo, pero no es la solución. Dejar de dormir no crea de manera automática más tiempo de calidad, es todo lo contrario. Cuando duermes poco, la calidad de tu trabajo disminuye y tienes que invertir más tiempo en completar tareas que si hicieras bien enfocado terminarías en menos tiempo.
La solución para crear tiempo productivo tiene que ver con el enfoque, con hacer menos cosas, pero de más calidad y en menos tiempo.
Crear tiempo productivo
Hay muchas técnicas, hábitos y herramientas que se pueden utilizar para eso, hoy voy a compartir algunas de las que yo utilizo para tener más tiempo para lo que me gusta más, y al mismo tiempo ser muy eficiente en el trabajo.
Pero antes de seguir me presento rápidamente, soy Julio Muñiz, este programa lo escribí y grabe en las horas más productivas de mi día, porque sencillamente dejé de hacer todo aquello que no contribuía en nada a mis objetivos más importantes, me di el tiempo suficiente para escribir y grabar el programa y nada más porque eso es lo que necesitaba hacer.
Antes de empezar, dos puntos importantes que tienes que considerar.
- La productividad, la eficiencia y la rutina de trabajo es completamente personal. Lo que funciona para una persona, no funciona para otra. Así que, de las cosas que te voy a compartir hoy, no tienes que hacer todas, y mucho menos copiar lo que yo hago. Lo mejor es ver qué te gusta, qué puedes dominar y adaptarlo, no copiarlo a tu rutina, la idea es que las herramientas, hábitos o ideas se acomoden en tus prioridades y no al revés.
- Estamos acostumbrados a pensar en términos de escasez por eso hay una necesidad natural de querer tener y hacer más, porque pensamos que es lo mejor. Tener más es sinónimo de éxito económico y, hacer más y estar ocupado, es sinónimo de éxito profesional. Esto tiene un problema fundamental, que si pensamos así nunca estamos satisfechos, porque nunca se tiene o se hace suficiente.
Pero para ser eficiente y disfrutar lo que se hace y se tiene es necesario pensar completamente al revés, y enfocarnos en prioridades y no en opciones. Sí, es bueno tener muchas opciones, pero tienes que enfocarte en lo que es esencial.
Organiza tus dias
Siempre se podrá tener y hacer más, esa opción siempre estará ahí, pero para que eso pase primero hay que tener menos cosas, tareas, proyectos, lo que sea y disfrutarlos más. Hacer menos cosas, pero de mejor calidad. Cuando dejas de hacer algo, no pienses que te estás negando una oportunidad, piensa que te estás dando la oportunidad de disfrutar mucho más algo que sí es importante para ti, y en el trabajo. Cuando dejas un proyecto o tarea, es porque te enfocas en lo más importante. Las personas eficientes y exitosas no hacen muchas cosas, hacen pocas, de mucha calidad que dejan huella.
Ahora sí, vamos a repasar brevemente cómo organizo mis días para tener tiempo para lo que me gusta y disfruto más.
Tengo una rutina de trabajo
Nunca llego a la oficina para ver qué voy a hacer, nunca abro el email para empezar a organizar mi día, todo está organizado por mí y no por alguien más.
Tener una rutina hace que las tareas estén casi automatizadas. Cuando realiza las mismas tareas todos los días a la misma hora, creas hábitos y los hábitos son una herramienta muy poderosa para conseguir objetivos.
Asigno un nivel de prioridad a todo lo que tengo que hacer
Todas las cosas que se suman a mi lista de cosas por hacer tienen un nivel de prioridad, y el nivel de prioridad tiene que ver con la relación que tienen esas tareas con otras actividades y, sobre todo, cómo ayudan a alcanzar un objetivo.
Esto es muy importante porque hacer primero las tareas más importantes y difíciles, hace que sea más probable que hagas todo en tu lista, o sea, ser más eficiente.
Cuando abordas tareas importantes y difíciles primero, estás más enfocado, entonces todo lo que te queda son tareas pequeñas que pueden esperar o se hacen muy fácil.
Tengo una lista maestra de cosas por hacer
Tener una lista de tareas es muy importante para llevar control de lo que tienes que hacer y para que no se te olvide nada. Así que con la misma mentalidad de enfoque, tengo una sola lista donde incluyo las cosas de trabajo divididas por proyecto y las cosas personales.
Pero para que mi lista sea efectiva, todo deben tener un nivel de prioridad, tal y como dije en el punto anterior, de nada sirve tener una lista con todo si no te ayuda a identificar qué va primero.
Elimino todas las distracciones
La mente necesita tiempo para pasar de una tarea a otra, por eso cuando estoy haciendo algo, hago eso y nada más que eso. De lo contrario pierdes mucho tiempo ajustando de una cosa a otra, esto tiene que ver con el multitasking, que es malísimo, pero también con las distracciones.
Tengo muy pocas aplicaciones en el teléfono, y cuando estoy trabajando en la computadora, nunca tengo abiertas las redes sociales. Tampoco tengo notificaciones ni nada por el estilo, es muy difícil resistirlas, así que mejor eliminarlas.
Hago uso de la tecnología
Utilizo la tecnología en lugar de dejar que ella me utilice a mí. Hay un montón de aplicaciones que se pueden descargar incluso gratis, y que supuestamente te ayudan a trabajar de manera más eficiente. Yo voy con mucho cuidado, pruebo algunas, pero me mantengo con muy pocas.
No me niego a la tecnología, al contrario, la aprovecho, por ejemplo, utilizo aplicaciones para manejar mejor las redes sociales, para comunicarme de manera más eficiente con más personas al mismo tiempo, utilizo platillas, tengo muchas tareas automatizadas, etc.
La tecnología es una ventaja enorme, pero hay que ponerse por arriba de ella para que no te domine. Manejarla para que no te maneje.
Delego muchas cosas
Delegar es uno de los problemas más grandes para muchos profesionales, sencillamente no se atreven a hacerlo.
Yo todo lo contrario, delego muchas tareas y no porque no sean importantes, más bien al revés, porque son importantes, pero yo no soy la persona más indicada para hacer el trabajo, no tengo las habilidades que se necesitan así que me tomaría mucho tiempo.
Para ser eficiente se tiene que hacer un trabajo de excelente calidad, así que, si no eres bueno en algo, delégalo, preocúpate por supervisar que se haga como lo necesitas y nada más, eso te va a ahorrar mucho tiempo y dolores de cabeza.
Establezco metas
Sin metas es muy difícil avanzar de manera sostenida, quien no tiene objetivos o cosas que quiere o tiene que conseguir tiende a caminar en circulo.
Personalmente sé que debo tener metas que sean específicas, medibles, y alcanzables. Las metas me tienen que dar un poco de miedo, tienen que forzarme, pero tienen que ser realistas. Además, tienen que tener una fecha límite, por eso tengo metas diarias, semanales, mensuales y a mediano y largo plazo.
Digo que no a muchas cosas y no siento culpa
Si realmente quieres tiempo para lo que más importa, necesitas aprender a decir “no” sin sentirte culpable. Aunque es mucho más fácil decir que sí cuando alguien te pide ayuda, muchísimas veces es necesario decir que no.
Piensa que si dices que sí cuando la respuesta debería ser “no”, te vas a causar daño a ti mismo, puedes quedar mal, puedes hacer un mal trabajo o acabar atrapado con algo que no quieres ni te gusta. Eso seguramente traerá críticas que bien puede evitar si dices que “no” desde el inicio.
Agrupo el trabajo del mismo tipo
En lugar de perder tiempo cambiando aplicaciones o procesos de pensamiento, es más eficiente agrupar el trabajo de acuerdo con el tipo de tareas.
Por ejemplo, hago más de un guion el mismo día, grabo varios episodios en una sola sesión, programa pagos de tarjeta de crédito una sola tarde y así con todas las cosas que tengo que hacer.
Pido ayuda siempre que necesito
Esto tiene que ver más o menos con la parte de delegar. Si no se hace algo o me va a tomar mucho tiempo aprenderlo, mejor pido ayuda sin pensarlo mucho tiempo.
Algunas veces es importante aprender cosas nuevas, pero esas cosas tienen que ayudarte a crecer, si se trata de una tarea que tienes que hacer una sola vez, es mejor pedir ayuda y pasar tu tiempo haciendo las cosas en las que contribuyes más.
Conclusiones:
Por último, esto es muy importante, porque es lo que hace más falta en el mundo.
Todo el mundo puede trabajar más duro, todo el mundo puede hacer todas las cosas que mencione antes, pero lo que muy pocos hacen es analizar lo que está y lo que no para hacer una buena estrategia de trabajo.
Pero por favor, haz una estrategia para trabajar, una que te ayude a identificar prioridades y ahorrar tiempo, a ser eficiente y tener tiempo suficiente para lo que más te gusta.
Yo tengo una estrategia que funciona para mí, trabajando así no pierdo tiempo en cosas que no son prioritarias, me enfoco en las prioridades y tengo más tiempo para lo que más me gusta.