Todos tenemos horas limitadas a destinar al trabajo. Salvo que quieras forzar tu cerebro y ocasionarte un corto circuito, debes destinar ciertas horas de tu día -y no más- a planear, resolver, desarrollar y gestionar temas de trabajo.
Sean 3, 4 u 8 las horas que tengas para trabajar, es importante que logres organizar tus proyectos y pendientes de forma que logres avanzar como esperas. Sin entrar en detalles demasiado específicos sobre técnicas de organización personal, en esta nota te comparto algunos consejos básicos que a mí me han funcionado para optimizar mi tiempo y lograr hacer más en menos tiempo.
Pequeños trucos para optimizar tu tiempo de trabajo
1) Apégate a un horario fijo
Aún si trabajas desde casa o eres un freelancer, es básico mantener horarios laborales fijos, establecer una rutina funcional. Debemos acostumbrar a nuestros clientes y colegas a que, salvo urgencias reales, no estaremos tomando llamadas o respondiendo emails fuera de horarios establecidos. Aún los clientes más demandantes deberán entender estas fronteras (si no, la culpa es nuestra). Es comprensible que haya excepciones de cuando en cuando, pero deben de ser eso, excepciones y no convertirse en la norma.
No caigas en el error de seguirte trabajando “porque puedes”. Es necesario lograr tener un balance para ocio, tiempo familiar y otros proyectos personales. Eso es clave para ser productivo.
2) Maneja un calendario o agenda y una lista de tareas
Es muy difícil tratar de sacar adelante el trabajo si no contamos con aliados para organizarnos. Ningún proyecto grande o negocio sobrevive con post-its o con hojas sueltas. Ya sea en papel o en digital, un calendario o agenda tiene el formato que nos dará la visibilidad de nuestros días, y de la carga de actividad que tenemos en cada uno. Ahí deberán ir tus citas, llamadas, reuniones e incluso los bloques de tiempo que necesitas para trabajar en tus proyectos.
Además de esa “vista macro” que te da el calendario, es necesario apoyarse también en una lista de tareas (o app de gestión de proyectos), para tener el detalle fino de lo que cada día debes hacer.
En esta nota comparto más detalles sobre este proceso.
3) Divide tus proyectos en las tareas más pequeñas que puedas, y prográmalas en tu lista
Analiza cada uno de tus proyectos y divídelos en las partes más pequeñas posibles, es decir, en todas las tareas que se requerirán para concretarlos. Es importante que cada una de ellas tenga fecha de entrega, al menos estimada.
Esto es clave porque, si en tu planificación de día a día no tienes visibilidad a las tareas individuales que requieren los proyectos grandes, te será muy complicado lograr avances.
Revisa más detalles sobre esta técnica en esta nota.
4) Trabaja en intervalos
Nuestra mente es capaz de mantener el enfoque por períodos limitados de tiempo. Por supuesto, con entrenamiento podemos extenderlo, pero independientemente de ello, cuando organices tu agenda nunca programes actividad tras actividad sin espacios que te den un margen para tomar aire, liberar el cerebro y retomar fuerza.
Piensa cómo se trabaja en el gimnasio: si entrenas el mismo músculo sin descanso, lo único que consigues es lesionarlo y agotarte innecesariamente.
Considera una pequeña caminata, una pausa para tomar un café o simplemente tomar unos minutos para escribir o distraerte. Esto es suficiente para relajar la tensión y recuperar la capacidad de enfocarse.
5) Evita exceso de reuniones y llamadas
Cualquier agenda o lista de tareas se cae por la borda cuando comenzamos a tomar llamadas o a hacer reuniones imprevistas, o bien cuando las programas en exceso.
Las reuniones o juntas son una de las quejas más grandes que tienen en general los empleados, ejecutivos y profesionales en general. Tienden a ser poco productivas y ocasionan que perdamos valioso tiempo que, en cambio, tendríamos que dedicar a avanzar en otros temas.
Antes de programar o aceptar una reunión o llamada, piensa si no habría otro modo más efectivo de lograr el objetivo. Tal vez una llamada de 30 minutos con una agenda definida te evite una reunión presencial de 2 horas, incluyendo traslados y demás. O tal vez un email o un chat ágil sobre temas concretos a responder, te evita una llamada larga.
6) No revises todo el tiempo tu email
No bases tu jornada de trabajo en estar revisando constantemente tu bandeja de correo (y mucho menos le tengas notificaciones de entrada de mensajes nuevos), salvo que trabajes en un área de servicio al cliente o que tu trabajo consista exclusivamente en estar respondiendo correos.
Define dos o tres períodos del día para revisar tu email. Dependiendo de tu tipo de trabajo, tal vez necesites un poco más. Para mí, lo ideal son 4 momentos al día, dos momentos por la mañana y dos por la tarde. El resto del día, tu programa de correo en tu computadora debe estar cerrado o minimizado.
Más recomendaciones sobre manejo del email.
7) No respondas los chats en cuanto llegan
De entrada, te recomiendo que tengas en silencio los chats grupales (salvo que tu trabajo sea específicamente responder de forma inmediata los mensajes). Incluso esta misma recomendación la aplico a chats con clientes o colegas que sé que tienen a abusar del envío de mensajes.
Dicho esto, lo siguiente es que respondas sólo cuando estás en momentos de pausa entre lapsos de trabajo enfocado, o bien en momentos que designas a responder correos y chats. De lo contrario, si estás constantemente interrumpiendo el trabajo en el que estás concentrado para responder chats interminables, no lograrás enfocarte. Es difícil mantener lapsos de labor productiva -especialmente en temas creativos o que requieren alta concentración- si estás escuchando el timbre de los mensajes, o peor aún, si quieres estar respondiendo al instante que llegan.
Ojo, además, si acostumbras a la gente a que respondes en tiempo récord, siempre esperarán lo mismo de ti, lo cual lejos de hacerte ver eficiente, te jugará en contra a la larga.
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Estoy segura que aplicando estas sencillas recomendaciones -y adaptándolas a tus necesidades específicas- verás cómo aprovechas mejor tus horas de trabajo.
